Intentar dar sentido a los informes contables puede ser frustrante. Incluso cuando todos los datos relevantes se presentan en una hoja de una sola página, es difícil precisar qué es importante y cómo puede ayudarte a tomar decisiones hoy.
Por eso es tan importante simplificar y automatizar el proceso de elaboración de informes contables. Pero primero hay que entender con qué tipo de información se trabaja y qué puede decirnos sobre la salud financiera de la empresa.
En este artículo, cubro los fundamentos de los informes contables y presento alternativas para la visualización y el análisis de datos. También recomiendo plantillas para la automatización de informes contables y explico cómo obtener información financiera sobre la marcha.
Tipos de informes contables
Aunque cada empresa tiene necesidades y obligaciones financieras diferentes, hay varios informes contables que deben prepararse con regularidad. Veamos con más detalle los seis tipos más habituales.
Balance
Un balance proporciona una visión rápida de la situación financiera de tu empresa. Ayuda a evaluar la salud financiera de tu negocio y a comprender los factores que obstaculizan o impulsan el éxito. Por ejemplo, puede mostrar que tu empresa se está viendo frenada por pasivos excesivos, como elevados costes salariales o una obstinada deuda a largo plazo. La ecuación contable de un balance es Activo = Pasivo + Fondos Propios.
Normalmente, se prepara un balance cada trimestre o al final del ejercicio financiero. Puede que necesites generarlos con más frecuencia (por ejemplo, mensualmente) si tienes dudas sobre la solvencia de tu empresa.
He aquí una instantánea de un balance de Starbucks, que muestra los distintos activos y pasivos que la empresa debe contabilizar:
Cuenta de resultados
La cuenta de resultados resume los ingresos, gastos, beneficios y pérdidas devengados por la empresa durante un periodo determinado. Desglosa las fuentes de ingresos (por ejemplo, ventas de productos), los tipos de gastos (por ejemplo, coste de los bienes vendidos, salarios, servicios públicos) y muestra los ingresos netos en la parte inferior de la hoja. También puede incluir cifras relativas a los ingresos antes de impuestos o a las ventas extraordinarias.
La cuenta de resultados es uno de los informes contables más importantes porque indica si tu empresa está ganando dinero y cómo lo está haciendo. Responde a preguntas como: ¿Estamos gastando por encima de nuestras posibilidades? ¿Es rentable nuestra empresa? ¿Están creciendo nuestros ingresos?
He aquí un ejemplo de cuenta de resultados de Nvidia, en la que se comparan los ingresos trimestrales de 2024 (cuando se dispararon) con los del mismo periodo de 2023.
Estado de tesorería
Un estado de flujo de caja, también conocido como estado de flujos de efectivo, es un informe básico que demuestra cómo el dinero entra y sale de tu negocio. Divide el flujo de caja en tres categorías: actividades de explotación, actividades de financiación y actividades de inversión. De un vistazo, puedes ver los cambios en tu capital circulante, gastos, deuda a largo plazo, dividendos y más.
Los estados de flujos de tesorería proporcionan información detallada sobre la liquidez de tu empresa. Te ayudan a comprender exactamente de dónde procede tu efectivo y hasta qué punto son sostenibles esas fuentes.
He aquí un ejemplo de informe anual de tesorería elaborado por Apple Inc.:
Estado de cambios en los fondos propios
Este informe resume las transacciones entre tu empresa y sus accionistas durante un periodo contable concreto. Abarca los cambios en aspectos del patrimonio neto como el capital social, el producto de las acciones emitidas, los dividendos pagados, etc.
Los estados de cambios en el patrimonio neto suelen ser emitidos por empresas públicas con un gran número de accionistas. Sin embargo, las pequeñas empresas privadas con pocas partes interesadas (copropietarios, prestamistas) también necesitan generar este informe cada vez que se emiten nuevas acciones o se pagan dividendos.
He aquí un ejemplo de informe detallado de fondos propios por Meta:
Cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Las cuentas por cobrar (AR) y las cuentas por pagar (AP) no son informes contables obligatorios, pero resultan muy útiles en las operaciones cotidianas. Las cuentas por cobrar registran el dinero que otras organizaciones (por ejemplo, clientes) deben a tu empresa. Por su parte, las cuentas por pagar registran el dinero que debes a tus acreedores.
Estos informes proporcionan información sobre la estabilidad financiera de tu empresa y ayudan a evitar desfases de tesorería. Al saber exactamente qué facturas de clientes están impagadas, puedes hacer un seguimiento y cobrarlas (o, en el caso de clientes reincidentes que pagan tarde, reducir las pérdidas y seguir adelante). A continuación, se muestra cómo se presenta esta información financiera en un informe AR:
Del mismo modo, cuando se conoce el alcance total de las deudas y cómo se clasifican, resulta mucho más fácil hacerles frente. Por ejemplo, un informe de cuentas a pagar puede ayudar a priorizar los pagos a proveedores cuando tu empresa tenga poco efectivo. Este es el aspecto de un informe típico de cuentas a pagar:
Notas a los estados financieros
Las notas a los estados financieros son exactamente lo que parecen: notas escritas dentro de un informe contable que ofrecen detalles adicionales sobre los métodos utilizados y las cifras presentadas. Normalmente las prepara tu contable. Aparecen como notas a pie de página en tus informes contables o como estados complementarios en un informe consolidado anual.
En resumen, las notas a los estados financieros aportan claridad y contexto a las cifras de tus informes. Son cruciales para ayudarte a ti y a tus interlocutores, auditores u órganos de gobierno a entender cómo se preparan e interpretan tus registros.
He aquí un ejemplo de notas de un informe anual presentado por Toys R’ Us, donde se explican las políticas contables seguidas en su informe:
Plantillas gratuitas de informes contables
Los informes contables no son conocidos por ser fáciles de leer o agradables a la vista, pero siempre se pueden utilizar cuadros de mando financieros para simplificar el análisis.
Aunque estos cuadros de mando no sustituyen necesariamente a los informes que generas en QuickBooks u otro programa de contabilidad, sí ofrecen un útil resumen visual de tus datos contables, facilitando la toma de decisiones financieras sobre la marcha. Exploremos cada una de las plantillas gratuitas de cuadros de mando:
Plantilla de panel de cuentas por cobrar para QuickBooks o Xero
El primero es un panel de cuentas por cobrar que extrae datos de tu cuenta de QuickBooks Online o Xero. Es una herramienta sencilla para gestionar las facturas impagadas y ofrece una representación más visual de los informes de cuentas por cobrar:
- Cuadros de mando para tener una visión rápida del dinero que se te debe
- Gráficos circulares para identificar tus principales deudores de un vistazo
- Cuadros recapitulativos para evaluar la antigüedad de las cuentas por cobrar y las facturas de clientes
- Visión general de las facturas pagadas y no pagadas de los últimos 12 meses, para que puedas identificar las tendencias de pago y anticiparte a las interrupciones del flujo de caja
- Posibilidad de filtrar por cliente individual o analizar datos AR agregados
Este panel está diseñado para ayudarte a priorizar con qué clientes debes ponerse en contacto a la hora de cobrar facturas vencidas. Identifica a tus clientes más fiables y te proporciona una estimación de los futuros cobros previstos. Examinando las tablas, puedes identificar rápidamente a los reincidentes y tomar una decisión informada sobre si seguir trabajando con ellos o no.
Sólo te llevará unos minutos rellenar esta plantilla de Looker Studio con tus propios datos. Regístrate en Coupler.io de forma gratuita y utiliza el conector integrado para cargar los datos de AR desde tu cuenta de Xero/QuickBooks Online.
Plantilla de panel de cuentas a pagar para QuickBooks o Xero
Este panel también se conecta a tu cuenta de QuickBooks Online o Xero. Ofrece una visión general de las cuentas a pagar para que puedas saber quiénes son tus principales acreedores y cuánto les debes.
Al igual que en la plantilla AR, hay:
- Cuadros de mando que muestran los totales de los importes de las facturas impagadas, para que puedas determinar si se deben tomar medidas (y cuándo)
- Gráficos de barras y circulares que muestran los 10 principales importes adeudados, muy útiles para priorizar los pagos
- Tablas para saber a qué proveedores debes más dinero y a qué corresponden esas facturas
- Posibilidad de filtrar por proveedor para una evaluación más detallada de las facturas pendientes y el historial de pagos
Además, hay dos útiles gráficos para hacer un seguimiento de tu saldo bancario por cuenta y divisa. Muestran tu efectivo disponible, ayudándote a decidir a qué proveedores pagar primero.
El conector de Coupler.io facilita la carga de datos de tu cuenta QuickBooks Online/Xero en este panel de Looker Studio. Regístrate gratis y empieza a utilizarlo en unos pocos clics:
Plantilla de panel de ingresos para QuickBooks
Al igual que las otras plantillas, esta plantilla de cuadro de mando de ingresos se integra con tu cuenta de QuickBooks para ofrecerte información casi en tiempo real sobre el rendimiento financiero de tu empresa. Consolida los datos de tus hojas de ingresos y pérdidas y ganancias, ofreciéndote una vista de pájaro de tus flujos de ingresos y rentabilidad general.
El informe contiene varios gráficos y tablas que permiten hacer un seguimiento de los ingresos totales, controlar las fluctuaciones de tu cuenta de resultados a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de crecimiento del negocio. Esta información puede ayudarte en la toma de decisiones cotidianas y, en última instancia, ahorrarte dinero a largo plazo.
También hay una gran tabla en la que se pueden filtrar las facturas pagadas por fecha, cliente y estado. Esto puede ayudar a garantizar un flujo de caja puntual y mejorar las previsiones.
Puedes obtener esta plantilla gratuita para Looker Studio, Google Sheets o Power BI. Solo tienes que conectar tus datos de QuickBooks Online al panel mediante Coupler.io y programar actualizaciones automáticas cada 15 minutos.
Panel de ingresos de QuickBooks en Looker Studio
Obtén una visión general de sus ingresos a partir de los datos de QuickBooks y descubre información detallada para tomar decisiones empresariales fundamentadas.
Panel de ingresos de QuickBooks en Google Sheets
Analyze your revenue through a set of reports collected from QuickBooks Online on a single dashboard.
Cuadro de mando de ingresos de QuickBooks en Power BI
Controla tus ingresos y gastos en un panel de ingresos todo en uno conectado a tu cuenta de QuickBooks Online.
Echa un vistazo a este resumen de plantillas de informes de QuickBooks para obtener una mayor selección de cuadros de mando autoactualizables y listos para usar.
Plantilla de panel de control de facturación y seguimiento del tiempo para Harvest
Este cuadro de mandos es ligeramente diferente de las demás plantillas, pero no por ello menos perspicaz. Te permite analizar la eficiencia horaria de tu equipo y hacer un seguimiento de los datos de facturación de tus clientes. Es especialmente útil para empresas de servicios y agencias que facturan a sus clientes por horas.
El panel de control se conecta a tu cuenta de Harvest y consta de dos páginas: una para analizar los datos de seguimiento del tiempo y otra para las estadísticas de facturación. Vamos a centrarnos en la página de resumen de facturación, que ofrece:
- Cuadro de mando para conocer rápidamente los importes facturables y los beneficios previstos
- Gráficos de barras para analizar los importes facturados por cliente y su estado de pago actual
- Gráficos para supervisar las pérdidas y ganancias por cliente y proyecto y el margen de beneficios por cliente y proyecto
- Desglose detallado de la facturación por proyecto, usuario, tarea, importe facturado, etc.
Toda esta información puede ser valiosa para identificar a los clientes y proyectos más rentables. También puede ayudar a asignar eficazmente el tiempo de tu equipo y a adaptar tus estrategias de precios. Por ejemplo, si no estás cumpliendo tus objetivos financieros, puedes consultar este panel para saber si estás cobrando lo suficiente a tus clientes.
De nuevo, puedes utilizar el conector ya preparado de Coupler.io para cargar datos desde tu cuenta de Harvest y visualizarlos en Looker Studio y Power BI. Solo necesitas 5 minutos para registrarte y empezar de forma gratuita:
Example of automated accounting: PlumbBooks & Coupler.io
Ejemplo de contabilidad automatizada: PlumbBooks y Coupler.io
Ya hemos hablado de cómo la automatización de la contabilidad puede ahorrarte tiempo, pero ¿qué hay de su potencial para aumentar los ingresos de tu empresa?
Ese fue el caso de PlumbBooks, un servicio premium de contabilidad basado en QuickBooks que atiende a proveedores de servicios a domicilio. Aumentaron sus ingresos un 40 % ofreciendo a los clientes paneles financieros personalizables y fáciles de leer.
Al principio, PlumbBooks utilizaba hojas de cálculo y un complemento en línea para ofrecer a cada cliente una visión general de los datos contables de su empresa. Sin embargo, este enfoque resultó ser ineficaz. Además, los informes de las hojas de cálculo eran difíciles de leer y carecían de atractivo visual.
Aquí es donde entra en juego la automatización. PlumbBooks ahora utiliza Coupler.io para extraer los datos de QuickBooks Online de sus clientes de cuatro informes diferentes:
- Cuenta de pérdidas y ganancias
- Balance
- Cuentas a pagar (CP)
- Cuentas por cobrar (AR)
A continuación, un empleado de PlumbBooks vincula cada pestaña a una plantilla de cuadro de mando Looker Studio preconstruida una sola vez. Pero el proceso es algo más que eso (en términos de automatización).
Durante el proceso de incorporación, los clientes de PlumbBooks rellenan una hoja de Google con información sobre su negocio (objetivos financieros, activos, gastos operativos, etc.). La hoja de cálculo está conectada a la plantilla de Looker Studio y se actualiza automáticamente.
Esta funcionalidad permite a los contables de PlumbBooks personalizar la plantilla directamente en Sheets sin necesidad de editar el propio panel de Looker Studio. Además, los contadores pueden utilizar Coupler.io para personalizar el calendario de actualización de datos para adaptarse a las necesidades de cada cliente.
He aquí una instantánea del informe final:
Ventajas de la automatización
¿Qué ha ganado PlumbBooks con el cambio a un enfoque automatizado?
- ? Como se ha mencionado, los ingresos se dispararon un increíble ~40% en 2023.
- ? El equipo ahorró entre 4 y 6 horas de configuración manual para cada cliente.
?? El equipo liberó más tiempo para dedicarlo al crecimiento del negocio. Se acabó trabajar con plugins complicados o crear cuadros de mando de hojas de cálculo desde cero.
Herramientas para la contabilidad automatizada
¿Quieres conseguir algo parecido a PlumbBooks? Por supuesto. Sólo necesitas algunas herramientas y entender cómo funcionan juntas. Veamos las opciones:
1. Fuentes de datos: ERP, programas de contabilidad, sistemas de facturación
Antes de poder visualizar tus datos contables, debes identificar todas las fuentes potenciales para asegurarte de que los informes serán completos y precisos. Puedes encontrar datos financieros relevantes en las siguientes herramientas:
Software de planificación de recursos empresariales (ERP)
Tus herramientas de gestión empresarial, como Netsuite, Sage u Odoo, pueden contener datos contables esenciales, como transacciones financieras, detalles de inventario, activos totales e información de nóminas. Esto puede ser relevante para tu posible cuadro de mando, así que no olvides comprobarlo.
Software de contabilidad
Tu programa de contabilidad, como QuickBooks o Xero, es la fuente de datos más importante para cualquier cuadro de mando de informes contables. Es el hogar de todos los informes estándar: balances, cuentas de resultados, etc.
Sistemas de facturación
Los sistemas de procesamiento de pagos como Stripe, Adyen o Paddle gestionan todas las transacciones relacionadas con los clientes para tu negocio. Como resultado, contienen información vital sobre tus ingresos, facturación de clientes e historial de transacciones, que puedes visualizar más claramente en un panel automatizado.
2. Herramienta de gestión de datos: Coupler.io
Coupler.io es una herramienta de análisis e informes de marketing que permite consolidar tus datos contables y convertirlos en informes autoactualizables como los presentados anteriormente.
Puedes utilizar Coupler.io para conectar automáticamente tus fuentes contables a herramientas de BI como Looker Studio o Tableau y visualizar tus datos. Los informes o cuadros de mando se actualizarán en función de la programación que elijas, con intervalos tan frecuentes como cada 15 minutos.
Con Coupler.io, ya no tendrás que exportar manualmente los datos de tus informes contables, lo que elimina la pérdida de datos al copiar y pegar de una herramienta u hoja de cálculo a otra. Puedes establecer fácilmente una conexión con una fuente de datos (como QuickBooks) en cuestión de minutos, programar la importación de datos con unos pocos clics y empezar a analizar tus datos contables de forma ad hoc o periódica.
3. Herramientas de visualización de datos
Existen varias opciones para la visualización de datos, dependiendo del nivel de sofisticación que necesites. Estas son algunas de las opciones más accesibles disponibles:
Looker Studio
Looker Studio es una herramienta gratuita de visualización de datos desarrollada por Google. Te permite crear informes intuitivos y fáciles de leer, ideales para compartir con las partes interesadas. Puedes crear informes desde cero o utilizar plantillas personalizables, como he mencionado antes.
Pero la mejor característica de Looker Studio es su gama de opciones de visualización; por ejemplo, gráficos de líneas interactivos, tablas desglosadas y cuadros de mando- que te ayudan a acelerar la toma de decisiones basada en datos.
Hojas de cálculo de Google
Es posible que conozcas otra herramienta gratuita de G Suite: Google Sheets. Aunque carece de las funciones de visualización avanzadas que ofrece Looker Studio, GSheets es mejor para manejar conjuntos de datos grandes y complejos.
La función de tabla dinámica es perfecta para resumir y comparar rápidamente datos financieros. Mientras tanto, la gama de gráficos de barras, líneas y circulares que ofrece GSheets es suficiente si no necesitas profundizar demasiado en los informes.
Excel
Si trabajas con el ecosistema de Microsoft, Excel es la alternativa obvia a Google Sheets para la visualización de datos. Al igual que GSheets, cuenta con varias funciones útiles para la visualización avanzada, como gráficos de dispersión, gráficos en cascada y la posibilidad de personalizar el color, las etiquetas y el estilo de los gráficos.
Puedes mejorar aún más la legibilidad personalizando las líneas de la cuadrícula y formateando el eje de un gráfico. En general, Excel es una opción sólida si quieres sacar más partido a tus hojas.
Buenas prácticas para los informes contables
Para evitar errores en los informes contables, presta atención a estas buenas prácticas:
Cumplimiento de las normas contables
Por regla general, todos los informes deben atenerse a las normas contables establecidas en los marcos de las IFRS o los GAAP. IFRS significa Normas Internacionales de Información Financiera y es el marco mundial más conocido de normas contables. Por su parte, GAAP se refiere a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Es el marco más utilizado en Estados Unidos.
Repasemos rápidamente sus principios comunes, que exigen que los informes:
- Sean pertinentes, comparables y comprensibles
- Sigan el concepto de contabilidad de ejercicio (frente al método de caja)
- Estén preparados con la hipótesis de empresa en funcionamiento
- Reflejen la sustancia económica por encima de la forma jurídica
- Tengan materialidad y divulgación completa, garantizando que los datos sean siempre significativos y veraces.
Para las pequeñas y medianas empresas, no es obligatorio elaborar sus informes según las normas GAAP o IFRS. Las normas IFRS son flexibles y voluntarias.
En Estados Unidos, sólo las empresas que cotizan en bolsa, las organizaciones sin ánimo de lucro, las empresas de sectores regulados y los organismos públicos están obligados a seguir los GAAP. Sin embargo, para garantizar que tus registros sigan siendo accesibles a lo largo del tiempo, lo mejor es aplicar un marco a tus informes.
N.B. Existen algunas diferencias entre estos marcos, sobre todo en relación con las valoraciones de existencias (FIFO frente a LIFO). Si tienes dudas sobre qué enfoque debes utilizar, consulta la documentación oficial anterior y comprueba las normas adoptadas por tu país.
Exactitud e integridad
Es importante tener en cuenta factores como la precisión y la exhaustividad a la hora de preparar informes para los archivos oficiales o las presentaciones a los accionistas. Sin embargo, recuerda que la falta de atención a los detalles, o un simple error humano, también pueden afectar tu capacidad para tomar decisiones empresariales basadas en datos.
Puedes asegurarte de que los informes sean precisos y completos:
- Utilizando software de contabilidad (por ejemplo, QuickBooks Online) para estandarizar el formato y mantener todos los datos contables en un único lugar
- Aprovechando la automatización de la contabilidad siempre que sea posible para minimizar el riesgo de error humano (por ejemplo, que se borren accidentalmente celdas de las hojas de cálculo o que no se contabilicen).
- Conciliando periódicamente tus cuentas para asegurarte de que tus transacciones bancarias, facturas, etc., coinciden con las cifras de tus informes.
- Invirtiendo en la formación y el desarrollo continuos de tus especialistas contables para que tu equipo se mantenga al día de los cambios del sector y pueda afrontar retos de diversa complejidad (por ejemplo, migrar los procesos de elaboración de informes financieros a otra herramienta o incorporar la IA a tu trabajo).
Coherencia en los métodos de información
Es obvio, pero la coherencia es realmente clave cuando se trata de informes contables. No sólo facilita la toma de decisiones (no es necesario comprobar tres veces si hay discrepancias en los registros del trimestre anterior), sino que también mejora la comparabilidad, transparencia y fiabilidad de los informes. He aquí algunas formas de seguir por el buen camino:
- Establecer normas o políticas claras: adoptar los GAAP, un proceso guiado por las IFRS u otro enfoque totalmente distinto. Lo importante es que todo el mundo entienda las normas y las siga de forma coherente.
- Documenta tus procesos de elaboración de informes para garantizar que cada vez que tu equipo prepare un informe, siga los mismos procedimientos y normas de calidad. Por ejemplo, podría ser una lista de comprobación que obligue a un contable a verificar los datos, confirmar el cumplimiento de las normas contables y, a continuación, pasar el informe a un jefe de equipo/ejecutivo de alto rango para su inspección.
- Realiza auditorías internas periódicas o contrata auditores externos ad hoc para evaluar la coherencia de tus informes y rectificar los errores antes de que se agraven.
Hasta aquí hemos llegado. En este artículo se han tratado los aspectos básicos de los informes contables y se han presentado algunas plantillas para facilitar el análisis financiero. Entonces, ¿estás listo para empezar con los informes contables para tu negocio?
La automatización es uno de los primeros pasos para crear informes más fiables y coherentes. Regístrate gratis en Coupler.io y explora nuestras plantillas de cuadros de mando contables.
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