Históricamente, los lunes son el peor día de la semana para mí, pero no entendía por qué. Sin embargo, tras analizar mi Google Calendar, resultó que el lunes era el día de la semana con mayor número de reuniones. Así que ahora intento equilibrar las reuniones con otros días de la semana y hacer que los lunes estén menos atascados de eventos en el calendario.
Esto es sólo una idea, sin embargo, tú puedes derivar más. Un análisis adecuado de Google Calendar te ayudará a evaluar tu tiempo y mejorar tu productividad basándote en estos datos. Nuestra guía trata precisamente de eso: de cómo puedes analizar los datos de tu calendario para alcanzar el llamado equilibrio entre vida personal y laboral.
¿Cuáles son las opciones para analizar los datos de Google Calendar?
Puedes analizar los datos de Google Calendar de 4 formas diferentes:
- Plantilla de panel de Google Calendar
Es una plantilla de informe que se conecta a tu Google Calendar y carga información sobre tus eventos y reuniones de Google Calendar. El informe es gratuito y se tarda hasta 2 minutos en configurarlo.
- Información sobre el tiempo
Se trata de una función integrada en Google Calendar que muestra información sobre las reuniones de tu calendario en forma de algunos gráficos.
- Extensión de análisis de calendario
Se trata de una extensión gratuita de Chrome que te permite analizar tu tiempo y acceder a la información sobre las reuniones internas y externas de tu equipo.
- Informe a medida con Coupler.io
Puedes crear un informe analítico personalizado en Google Sheets basado en los datos de tu calendario de Google.
Pero, ¿qué opción elegir? A continuación, te mostraré cada una de ellas y tú decidirás cuál te conviene más. Vamos allá.
Análisis de Google Calendar con una plantilla de panel de control
La primera opción para el análisis de calendarios es el cuadro de mando de Google Calendar de Coupler.io. Se trata de una plantilla disponible en Looker Studio y Google Sheets que puedes conectar fácilmente a tu Google Calendar gracias al conector incorporado de Coupler.io.
El panel de control te permite obtener un resumen de la programación de los últimos 12 meses. Este intervalo de fechas está establecido por defecto, pero puedes ajustarlo fácilmente si es necesario.
Lo que puedes aprender de este panel de análisis de Google Calendar
Esta recapitulación incluye las siguientes perspectivas analíticas del calendario:
- Cuánto tiempo has pasado en reuniones
El cuadro de mandos te indica cuánto tiempo has dedicado a reuniones durante el periodo especificado. Además, puedes saber de qué tipo de reuniones se trata: recurrentes o ad hoc, tiempo de concentración programado, tiempo fuera de la oficina y reuniones canceladas.
- Cuántas reuniones has celebrado a lo largo del año
A continuación, verás una sección con información sobre la programación de tus reuniones a lo largo del año. Verás el tiempo medio de reunión, así como la comparación del tiempo fuera de la oficina frente a las horas de reunión.
Además de esta información, encontrarás gráficos con las horas de reunión desglosadas por día del mes y día de la semana.
- Quién creó la mayoría de las reuniones de tu calendario
Esta sección ofrece tres gráficos circulares dedicados a:
- la proporción entre reuniones periódicas y reuniones ad hoc
- quién influye más en la programación de tus reuniones: tú o los miembros de tu equipo.
- las mejores herramientas de conferencia como Google Meet, Zoom, Slack, etc.
- Principales reuniones por nombre y principales organizadores de reuniones
Las reuniones más importantes por nombre y los principales organizadores de reuniones también están disponibles en el panel.
En la parte inferior del panel del calendario, verás una tabla con los detalles de la reunión y algunos filtros para aplicar (organizador, creador, nombre de la reunión y descripción).
Cómo empezar a utilizar el panel de análisis de Google Calendar
Para empezar a utilizar la tabla, haz lo siguiente:
- Sigue este enlace para crear una cuenta en Coupler.io y una integración automática con Google Calendar. Si ya eres usuario de Coupler.io, accederás directamente al importador.
- Conecta tu cuenta de Google Calendar y selecciona el calendario desde el que deseas cargar los datos.
Nota: el panel de control de Google Calendar carga por defecto los datos de los últimos 12 meses. Si deseas cambiar este parámetro predeterminado, haz clic en Editar y especifica el intervalo de datos necesario en Basic Settings.
La primera opción para el análisis de calendarios es el cuadro de mando de Google Calendar de Coupler.io. Se trata de una plantilla disponible en Looker Studio y Google Sheets que puedes conectar fácilmente a tu Google Calendar gracias al conector incorporado de Coupler.io.El panel de control te permite obtener un resumen de la programación de los últimos 12 meses. Este intervalo de fechas está establecido por defecto, pero puedes ajustarlo fácilmente si es necesario.
Haz clic en Proceed para previsualizar los datos que se introducirán en el informe. Aquí no es necesario realizar ninguna acción.
Sigue las instrucciones de la aplicación en función de la versión de la plantilla que utilices para cargar los datos en Looker Studio o en Google Sheets.
En un momento, serás redirigido a la copia del panel de control con tus datos de análisis de Google Calendar. Por defecto, el panel se actualizará automáticamente todos los días. Si quieres cambiar este valor, vuelve a Coupler.io y ajusta el calendario a tu gusto.
Con la ayuda de este panel de análisis de Google Calendar, he aprendido que pasé 387 horas en reuniones en 2023. Es decir, pasé casi 16 días (387/24) hablando o escuchando hablar a otras personas.
Selecciona la versión de plantilla que prefieras y pruébala gratis.
Panel de Google Calendar en Looker Studio
Utiliza el panel de control de Google Calendar para analizar la información relacionada con tus reuniones y obtener información sobre el tiempo.
El siguiente paso que voy a dar es asegurarme de que ese tiempo se empleó eficazmente. Quizá en lugar de una conversación de 30 minutos habría sido más factible mantener una charla en Slack u otro mensajero.
Y pasamos a la siguiente opción: Time Insights.
Google Calendar Time Insights para análisis
Time Insights es una función de análisis integrada en la interfaz de Google Calendar. Te permite comprender mejor cómo empleas tu tiempo en Google Calendar.
Aunque la función Time Insights se lanzó en 2021, solo está disponible para los usuarios de la mayoría de los planes de pago de Google Workspace y Educación. Al mismo tiempo, esta función de análisis de Google Calendar no está disponible en las cuentas personales de Google, Business Starter, Enterprise Essentials, Education Fundamentals y otros planes de suscripción.
Cómo utilizar Time Insights en Google Calendar
Digamos que tienes la suerte de tener Time Insights en tu Google Calendar. Verás tu panel minimizado en la parte izquierda de la aplicación de calendario.
Muestra el número total de horas de trabajo y la proporción de reuniones, tiempo de concentración y otros eventos. Pasa el ratón por encima de la línea para ver los detalles.
Si pulsas el botón More insights, se abrirá un panel más grande en la parte derecha de la aplicación de calendario. Contiene algunas secciones:
- Desglose del tiempo (por tipo o por color)
- Tiempo en reuniones
- Personas con las que te reúnes
¿Es Time Insights bueno para Calendar Analytics?
Time Insights definitivamente proporciona buenas perspectivas, sin embargo, no son suficientes para hacer un análisis exhaustivo de tu tiempo de reunión.
El desglose del tiempo es bastante superficial. Por ejemplo, no obtendrás información sobre reuniones canceladas o tiempo libre. El tiempo en reuniones se ve muy bien y me gustó jugar con él para diferentes rangos en mi calendario. Y el bloque Personas con las que te reúnes no me sirvió para analizar el tiempo.
Sigamos adelante.
Análisis de Google Calendar con la extensión de Chrome
En Google Workspace Marketplace, me topé con una extensión de Chrome llamada Calendar Analytics. Lo primero que pensé fue: “Esto debería ser”. Sin embargo, las cosas no son tan sencillas.
Se trata de una herramienta gratuita diseñada para que los líderes de equipos de ventas optimicen tus equipos y cierren más tratos. Por lo tanto, no es del todo adecuada para el análisis personal de Google Calendar. Este es el aspecto que tiene el análisis de mi Google Calendar con esta aplicación.
Lo primero que hay que tener en cuenta es que este panel de análisis sólo muestra datos de los últimos 30 días o de los 30 días anteriores. No se puede personalizar el intervalo de fechas.
Me ha gustado la visualización de los colegas con los que te has reunido, pero no es muy informativa y, por tanto, útil para el análisis.
El desglose de los días laborables no está mal, pero aun así tienes que pasar el ratón por encima de cada día para saber cuánto tiempo has pasado en reuniones.
El veredicto: esta opción no me ha funcionado. Sin embargo, puede que te resulte útil para tus necesidades. Por lo tanto, aquí es cómo usted puede comenzar a usarlo.
Instala primero la aplicación desde Google Workspace Marketplace. Después de la instalación, puedes acceder a la extensión en el menú de Google Apps.
Cuando hagas clic en él, tendrás que iniciar sesión con Google para empezar a utilizarlo. Concede los permisos necesarios para utilizar los datos de tu Google Calendar. A continuación, espera unos instantes a que la aplicación recopile los datos y prepare el panel de control.
Bonificación: crea tú mismo un informe analítico de Google Calendar
Si ninguna de las opciones anteriores te parece atractiva para analizar los datos de Google Calendar, existe otro método: crear tú mismo un informe analítico de Google Calendar. Te voy a mostrar un ejemplo de cómo puedes hacerlo con la ayuda de Coupler.io. Es una solución de automatización de informes que te permite conectar Google Calendar a diferentes destinos, incluyendo Google Sheets. Así es como se ve.
Etapa 1. Recopilar datos
Haz clic en Proceed en el siguiente formulario para crear una conexión entre Google Calendar y Google Sheets. Tendrás que registrarte con tu cuenta de Google de forma gratuita.
Una vez creado el importador, conecta tu cuenta de Google Calendar, selecciona el calendario que deseas analizar y elige List of events como categoría de datos a exportar.
También deberás especificar las fechas de inicio y fin del informe.
Paso 2. Organizar los datos
Cuando llegues al paso Transform data, podrás previsualizar los datos del calendario. No todas las columnas serán útiles para tu informe, así que siéntete libre de ocultar las innecesarias y mantener las que sean necesarias.
También tiene sentido actualizar los nombres de las columnas, ya que algunos de ellos no se verán bien en tu informe. Para ello, haz clic en Edit column e introduce el nombre de columna deseado. Aquí también puedes cambiar el tipo de columna si es necesario.
¿Es esto? No. Lo que ocurre es que no todas las métricas que harían que tu informe analítico de Google Calendar fuera estupendo están disponibles desde el principio. Por ejemplo, la duración de la reunión no se devuelve desde la API de Google Calendar, por lo que no la verás. Sin embargo, puedes añadirla como columna personalizada utilizando la fórmula de cálculo. Para ello, haz clic en Formula e introduce la fórmula necesaria. En nuestro caso, para la duración de la reunión, la fórmula tendrá el siguiente aspecto:
DATETIME_DIFF({final.dateTime}, {initial.dateTime}, "MiNUTE")/60
end.dateTime and start.dateTime son las columnas que están disponibles cuando cargas datos desde Google Calendar API.
ependiendo de lo que quiera incluir en el informe, puede que necesite crear varias columnas personalizadas. Puedes obtener más información al respecto en nuestra base de conocimientos.
Una vez que todas las transformaciones con los datos están listas, puedes cargar tu informe en el destino elegido. En nuestro ejemplo, se trata de Google Sheets.
Paso 3. Cargar informe
Tendrás que conectar tu cuenta de Google y especificar una hoja de cálculo y una hoja donde cargar el informe de análisis de Google Calendar.
Eso es todo. Sin embargo, te recomendamos que actives la función de actualización automática de datos para que tu informe esté activo.
Finalmente, haz clic en Run importer y recibe tus datos de Google Calendar en hojas de cálculo.
Con Coupler.io, no estás limitado a los datos de Google Calendar para las analíticas. Esta solución te permite exportar datos de Calendly, Clockify, Harvest y muchas otras aplicaciones.
Por qué debes analizar los datos de Google Calendar
El análisis de Google Calendar no es obligatorio, por supuesto. Pero los que se preocupan por la gestión de su tiempo comprenderán el valor de estos datos. He aquí algunos puntos clave que tuve en cuenta basándome en los análisis del calendario del año pasado.
Poner orden en agendas caóticas
Casi la mitad de mis reuniones en 2023 fueron ad hoc. Al mismo tiempo, las estadísticas muestran que a los empleados solo les entusiasman las reuniones que se planificaron con antelación. No podemos prescindir de los eventos ad hoc, por supuesto, pero la proporción de estos debería ser mucho menor.
Sustituye las reuniones ineficaces para aumentar la productividad
El año pasado pasé 374 horas en reuniones. Sin embargo, ¿estoy seguro de que empleé este tiempo de forma eficiente? Después de reflexionar un poco, me di cuenta de que podía mejorar mi asistencia a las reuniones:
- Considera si algunos eventos podrían sustituirse por un breve chat en messenger.
- Evalúa con antelación las reuniones previstas para darles prioridad. Por ejemplo, si mi contribución a determinadas reuniones de grupo no es significativa, lo lógico es ponerme al día con las grabaciones más adelante.
- Analiza el tiempo de reunión programado frente al tiempo realmente dedicado a estas reuniones para realizar una programación equilibrada en el futuro.
Repartir la carga de reuniones entre los días laborables
Al principio del artículo, compartí que los lunes son los días de la semana con más reuniones en mi calendario. Y eso es una mala jugada. Estadísticamente, los martes se consideran los días laborables más productivos para las reuniones. Les siguen los miércoles y los lunes sólo ocupan el tercer lugar.
Por lo tanto, debería centrarme en equilibrar las reuniones a lo largo de la semana para que no haya un montón de llamadas el lunes y ninguna el resto de los días.
Estos son los puntos que me ayudarán a mejorar mi programación en Google Calendar. Es probable que los tuyos sean diferentes, pero aun así serán muy valiosos. Mucha suerte.