Estar al tanto de sus datos e informes de Xero le permite supervisar la salud financiera, identificar las tendencias de los ingresos, realizar un seguimiento de los gastos y tomar decisiones empresariales informadas. Exploremos las diferentes formas de conectar sus datos con una plataforma de BI para un mejor análisis.
Métodos para conectar Xero a Looker Studio
- Conector para socios de Coupler.io
Coupler.io es una plataforma de automatización de informes y análisis que te permite crear informes detallados a partir de tus aplicaciones empresariales. Puede utilizar Coupler.io para extraer datos de más de 60 fuentes a herramientas de BI (Looker Studio, Power BI, etc.), hojas de cálculo (Google Sheets y Microsoft Excel) y almacenes de datos (BigQuery, PostgreSQL, etc.). El conector de socios puede automatizar la conexión de Xero a Looker Studio y mantener sus informes actualizados.
- Exportación manual
La funcionalidad de exportación nativa de Xero le permite descargar datos en Excel o cargarlos en Google Sheets. En primer lugar, localice la categoría de datos que busca y, a continuación, exporte los datos utilizando el formato de archivo disponible. A continuación, puedes ir a Looker Studio, crear una fuente e importar los datos.
- API y secuencias de comandos de Xero
Si está familiarizado con la codificación o las secuencias de comandos, puede consultar la API de Xero y recuperar los conjuntos de datos deseados de su cuenta. El proceso es largo, ya que tendrá que preparar la API, obtener un token de acceso y utilizar una secuencia de comandos en Google Apps Script.
Ten en cuenta que Looker Studio no admite conexiones API directas. Por lo tanto, necesitas enviar datos a una aplicación intermediaria como Google Sheets o cualquiera de los conectores nativos disponibles.
Cómo automatizar Xero a Looker Studio con Coupler.io
Coupler.io ofrece dos aplicaciones fuente de Xero para exportar: Xero y Xero Reports. Xero contiene las transacciones en bruto y muestra los registros individuales de cada entrada.
Para conectar Xero a Looker Studio, haz clic en Continuar en el formulario preconfigurado que aparece a continuación.
Si eres un usuario nuevo, se te pedirá que crees una cuenta de Acoplador (no se requiere tarjeta de crédito). Si no, puedes iniciar sesión y continuar con los siguientes pasos:
Paso 1. Recopilar datos de Xero
Permita el acceso a su cuenta Xero y elija el arrendatario y la entidad de datos que desea exportar.
Paso 2. Previsualizar y transformar
Verifique sus datos y realice los cambios necesarios. Puede hacerlo:
- Ocultar y editar determinadas columnas
- Ordenar y filtrar datos
- Utilizar fórmulas para añadir nuevas columnas
Coupler.io también permite fusionar datos de varias cuentas de Xero o combinarlos con información relacionada de otras aplicaciones empresariales.
Paso 3. Cargar y programar
Sigue las instrucciones para cargar datos en Looker Studio. Tendrás que autorizar el conector, después de lo cual Coupler.io creará una nueva fuente de datos en Looker Studio. Se mostrará una vista previa y podrás Explorar o Crear un informe.
Vuelve al importador de Coupler.io y configura un horario. Activa la actualización automática de datos y elige el intervalo, los días de la semana y la zona horaria.
Coupler.io extraerá los datos de tu cuenta Xero basándose en la programación establecida. Sin embargo, recuerda que Looker Studio solo busca datos frescos cada 12 horas.
Pulsa Guardar y Ejecutar para enviar los datos de Xero a Looker Studio. Con la importación exitosa, podrás crear tu informe financiero en Looker Studio.
¿Qué datos se pueden exportar desde Xero?
Estos son los tipos de datos que puede exportar desde Xero utilizando Coupler.io:
| Entidad de datos | Descripción |
|---|---|
| Cuentas | El plan contable completo, incluidos activos, ingresos, fondos propios, pasivos y gastos. |
| Transacciones bancarias | Todas las transacciones de créditos, débitos y transferencias en cuentas bancarias |
| Transferencias bancarias | Detalles de las transferencias entre sus cuentas bancarias |
| Temas de marca | Diseños personalizados para sus documentos y correos electrónicos |
| Grupos de contacto | Grupos para clasificar clientes, proveedores y otros contactos |
| Contactos | Contactos y datos de clientes, proveedores y otras personas implicadas |
| Notas de crédito | Documentos emitidos para reducir los importes pendientes que adeudan los clientes |
| Divisas | Las divisas utilizadas en las transacciones |
| Empleados | Información sobre los empleados |
| Reclamaciones de gastos | Gastos de los empleados y detalles de cada reclamación |
| Facturas | Todas las facturas enviadas a los clientes |
| Artículos | Lista de productos y servicios ofrecidos |
| Revistas | Resúmenes de todas las transacciones contables |
| Transacciones vinculadas | Transacciones relacionadas, como facturas y pedidos |
| Diarios manuales | Asientos creados manualmente |
| Organización | Perfil y datos de la empresa |
| Pagos | Todos los pagos realizados y recibidos |
| Pagos anticipados | Pagos antes de la entrega de bienes y servicios |
| Órdenes de compra | Pedidos realizados para cualquier compra |
| Recibos | Dinero recibido de los clientes |
| Repetición de facturas | Facturas automatizadas que se envían periódicamente a los clientes |
| Tipos impositivos | Tipos impositivos aplicados a las distintas operaciones |
| Categorías de seguimiento | Categorías para el seguimiento de los resultados financieros |
| Usuarios | Todos los usuarios con acceso a la cuenta Xero y sus funciones o permisos |
¿Se puede automatizar la exportación de informes de Xero a Looker Studio con Coupler.io?
Los informes de Xero son plantillas de informes que constan de datos contables agrupados, por ejemplo, totales mensuales o resúmenes a nivel de cuenta. Coupler.io te permite exportar estas perspectivas como una fuente de datos independiente.
Para conectar los informes de Xero a Looker Studio, haz clic en Continuar en el importador predefinido que aparece a continuación:
A continuación, deberá autorizar su cuenta Xero, seleccionar el informe que desea exportar, previsualizarlo y cargarlo en el destino elegido. El flujo de configuración es bastante similar al que hemos descrito en la sección anterior.
Estos son los tipos de informe que puede elegir:
| Tipo de informe | Descripción |
|---|---|
| Acreedores vencidos por contacto | Facturas impagadas por proveedor y cuánto tiempo llevan pendientes |
| Créditos vencidos por contacto | Facturas vencidas de clientes y duración de cada una de ellas |
| Balance | Una instantánea de su situación financiera, incluidos activos, pasivos y patrimonio neto en un momento determinado. |
| Extracto bancario | Registros cotejados de sus transacciones bancarias y entradas en Xero |
| Resumen bancario | Una visión general de los saldos y transacciones bancarias durante un periodo de tiempo |
| Resumen presupuestario | Presupuestos en su cuenta Xero |
| Resumen ejecutivo | Resumen de métricas clave, por ejemplo, ingresos, gastos, saldo, beneficios, flujo de caja, etc. |
| Pérdidas y ganancias | Un informe detallado de ingresos, gastos y beneficios |
| Balance de sumas y saldos | Resumen de los saldos de las cuentas para hacer coincidir el total de los cargos con el total de los abonos |
¿Es más fácil analizar datos brutos o datos agrupados?
Exploremos las diferencias entre Xero y Xero Reports para el análisis en una herramienta de BI.
- Los informes de Xero proporcionan información ya resumida (ventas mensuales, facturas impagadas, etc.). Puede interpretarla, analizar las métricas y añadirla a un informe general o a un cuadro de mandos
| Pro | Con |
|---|---|
| Permite realizar análisis más rápidos y ofrece perspectivas inmediatas, a menudo a primera vista. | No puede acceder a cada entrada individual e identificar las tendencias diarias de las transacciones. |
- Xero muestra todas las transacciones realizadas en su cuenta. Puedes personalizarlas, profundizar en ellas y agruparlas de muchas formas (semanalmente, por segmentos de clientes, etc.).
| Pro | Con |
|---|---|
| Permite realizar un análisis en profundidad y elaborar informes mucho más completos. | Hay que limpiar, filtrar y transformar los datos contables brutos antes de analizarlos. |
Tanto los datos brutos como los agregados de Xero son útiles para tus informes. Sólo depende del tiempo disponible y del tipo de informe que desee realizar. También puedes combinarlos.
Plantillas de cuadros de mando listas para usar para los informes de Xero
Tras la integración de datos, querrá crear informes o cuadros de mando para analizar sus datos financieros. Para ello es necesario conocer las métricas correctas que se deben seguir y los elementos visuales más adecuados que se deben añadir al informe. Puede eliminar la necesidad de crear informes desde cero mediante el uso de plantillas de informes. A continuación se presentan algunos cuadros de mando Looker Studio a considerar:
Cuadro de cuentas por cobrar
Este cuadro de mando proporciona un análisis en profundidad de la facturación de las cuentas por cobrar y ofrece una imagen clara de las facturas y los saldos pendientes de los clientes. Muestra un desglose de las facturas pagadas, impagadas y vencidas para determinar los comportamientos de pago de los clientes. Ayuda a tomar decisiones informadas, como el seguimiento de los pagos y la gestión de la tesorería.
Estas son las ideas que cabe esperar:
- Total de facturas impagadas
- Importe total atrasado
- Antigüedad de las facturas vencidas
- Principales clientes con facturas impagadas
- Resumen de cuentas por cobrar
- Facturas pagadas por cliente
- Todas las facturas de clientes
Para copiar la plantilla, vaya al Léame y siga las instrucciones para conectar su cuenta Xero. El conector Looker Studio de Coupler.io permite que el panel se actualice automáticamente.
Cuadro de cuentas por pagar
Este cuadro de mandos ofrece una visión clara de las facturas recibidas de vendedores y proveedores. Puede controlar el importe total adeudado, ver detalles específicos de las facturas impagadas e identificar las facturas vencidas. Además, muestra las facturas pagadas, el historial de pagos y una lista de facturas de proveedores. Le permite clasificar las facturas por categorías y elegir el orden en que desea liquidarlas.
Estas son las ideas que cabe esperar:
- Importe total a pagar
- Importe atrasado
- Facturas atrasadas por días
- Las 10 facturas más impagadas por proveedor
- Antigüedad AP (Resumen y facturas impagadas)
- Resumen bancario del mes en curso
- Resumen de todas las facturas de proveedores
Las instrucciones en el Readme pueden ayudar a copiar y conectar Xero a la plantilla Looker Studio. Configura el importador y especifica un calendario para las actualizaciones automáticas.
Panel de ingresos para Xero
Este cuadro de mandos ofrece una visión completa de los ingresos y gastos de su empresa para controlar el rendimiento financiero a lo largo del tiempo. Puede seguir las tendencias generales de los ingresos, detectar las fluctuaciones estacionales e identificar los periodos de ingresos altos y bajos. También destaca los principales clientes y productos por ingresos, lo que facilita el reconocimiento de los principales impulsores de ingresos. El panel de pérdidas y ganancias proporciona información sobre los ingresos netos comparando ingresos y costes, lo que ayuda a mejorar la elaboración de presupuestos y la planificación financiera.
Estas son las ideas que cabe esperar:
- Ingresos totales y evolución en los últimos 12 meses
- Los 10 principales clientes por ingresos
- Los 10 productos más vendidos
- Desglose de pérdidas y ganancias (ingresos, coste de ventas y gastos de explotación)
- Resumen de ingresos de clientes
- Ingresos por productos
Para ver tus datos en este panel, conecta tu cuenta Xero a este panel de Looker Studio siguiendo las instrucciones de la pestaña Léeme.
Cuadro de mandos financiero para Xero
Este panel financiero de Xero proporciona una visión en tiempo real de la salud financiera de su empresa. Realiza un seguimiento de los beneficios, el flujo de caja y los cambios en el balance en un solo lugar. Obtendrá una visión rápida del rendimiento financiero global sin tener que pasar por múltiples hojas de cálculo. Las visualizaciones intuitivas le ayudan a evaluar rápidamente la rentabilidad, gestionar la liquidez y tomar decisiones financieras informadas.
Estas son las ideas que cabe esperar:
- Ingresos, gastos y beneficios netos del mes pasado, del mes hasta la fecha y del año hasta la fecha.
- Análisis de tendencias de la estructura de ingresos y costes
- Resumen de activos, pasivos y fondos propios para evaluar la estabilidad financiera
- Variaciones del flujo de caja neto y seguimiento de la liquidez
- Comparaciones visuales de los beneficios, el balance y la tesorería a lo largo del tiempo
Para ver tus datos en este panel, conecta tu cuenta Xero a este panel Looker Studio siguiendo las instrucciones de la pestaña Léame. El conector Looker Studio de Coupler.io se asegurará de que tu panel se actualice automáticamente.
Echa un vistazo a todos los cuadros de mando de flujo de caja y plantillas de cuadros de mando de balance gratuitos de Coupler.io.
Exportación manual de Xero a Looker Studio
Existen diferentes secciones para los datos de Xero y los informes de Xero, por lo que tendrás que buscarlos y descargarlos por separado. A continuación, te explicamos cómo hacer cada cosa.
Cómo exportar datos de Xero
- Vaya a la categoría preferida en el cuadro de mandos, por ejemplo, Facturas
Si no hay botón de exportación, haz clic en Ver todo para abrir la página completa.
- Haga clic en el menú de tres puntos de la derecha y seleccione Exportar facturas.
Tras hacer clic, tus datos de Xero se guardarán en tu dispositivo en formato CSV.
Cómo exportar informes de Xero
- Vaya a Contabilidad > Informes.
- Elija el informe exacto que desea exportar, por ejemplo, Transacciones contables.
- Seleccione las opciones deseadas y añada los filtros necesarios.
Asegúrese de hacer clic en Actualizar para guardar los cambios y ver una vista previa de su informe.
- El botón Exportar se encuentra en la parte inferior derecha de la página.
Elija cualquiera de los formatos de archivo disponibles para descargar su Informe Xero.
Cómo cargar datos en Looker Studio
- Cree una nueva fuente de datos utilizando el símbolo más.
- Seleccione cualquiera de los conectores nativos, por ejemplo, carga de archivos.
A continuación, puedes importar el archivo a tu fuente de datos en Looker Studio.
¿Qué se necesita para realizar una integración personalizada de Xero con una API?
Puedes hacer una integración de Xero a Looker Studio usando la API y algunas habilidades técnicas. El primer paso es preparar la API de Xero y obtener un token de acceso. A continuación, puedes utilizar un script personalizado en Google Apps Script para exportar los datos de Xero. Esto ayuda a integrar aplicaciones de forma gratuita y ofrece una flexibilidad total, pero puede ser muy tedioso de configurar. Vamos a discutir lo que hay que hacer:
La API de Xero
Vaya a developer.xero.com e inicie sesión con sus datos de Xero.
En la página de inicio, puedes crear una Nueva aplicación si aún no tienes ninguna.
- Vaya al Explorador y haga clic en Conectar su organización Xero.
Asegúrese de permitir el acceso en la página siguiente.
- Seleccione la API, el punto final y la operación para generar su enlace.
La API de Contabilidad de Xero tiene puntos finales para todos los datos de Xero, y hay uno para Informes. Una vez que elija una entidad de datos, seleccionará la operación a realizar, por ejemplo, Obtener pagos. Si desea Informes, seleccione el tipo de informe en Operación, por ejemplo, Obtener informe de balance de sumas y saldos. Puede copiar la URL de su punto final en cuanto se genere.
Token de acceso para autorización
- Ve a Mis Aplicaciones > Configuración para ver los detalles de tu conexión.
Verá la URL de redirección, el identificador de cliente y el secreto de cliente.
- Vaya al servidor de autorización de Xero utilizando una URL como la siguiente
https://login.xero.com/identity/connect/authorize?response_type=code&client_id=YOURCLIENTID&redirect_uri=YOURREDIRECTURI&scope=openid profile email accounting.transactions&state=123
Sustituya los valores de id de cliente, uri de redirección, ámbito y estado (opcional). Xero volverá a redirigir y debería ver que se añade un código temporal a la uri de redirección.
- Realice una solicitud POST al punto final de token de Xero
POST https://identity.xero.com/connect/token
La cabecera
authorization: "Basic " + base64encode(client_id + ":" + client_secret) Content-Type: application/x-www-form-urlencoded
Request bodyCuerpo de la solicitudRequest body
grant_type=authorization_code &code=xxxxxx &redirect_uri=https://myapp.com/redirect
Proporcione los valores de id de cliente, secreto de cliente y código.
La respuesta contendrá un token de acceso, una hora de caducidad y un token de actualización. Coloque el token de acceso en la cabecera de autorización al realizar la llamada a la API. El token caduca a los 30 minutos, pero puede utilizar el token de actualización para obtener uno nuevo. Puede consultar el Flujo de códigos de autorización de Xero para obtener una explicación más detallada de todo el proceso.
Script de Google Apps
La plataforma permite ejecutar código JavaScript y crear aplicaciones sencillas. Looker Studio no permite a los usuarios importar utilizando scripts, por lo que tendrás que enviar los datos a una app intermediaria como Google Sheets y luego añadirlos a un informe en Looker Studio.
Puede utilizar Apps Script para manejar auth y también obtener datos. Se trata de escribir un script para obtener el token de acceso y utilizar la información necesaria, como el id de cliente, el secreto de cliente y la uri de redirección. A continuación, utilizará una secuencia de comandos, el token de acceso y el punto final de la API para obtener los datos.
Sin embargo, también puedes utilizar una plataforma API como Postman para obtener el token de acceso. Crearás una solicitud, irás a la pestaña Autorización, seleccionarás OAuth2.0 e incluirás los detalles para la autenticación. A continuación, sólo tienes que utilizar Google Apps Script para extraer los datos de Xero.
Qué método elegir para cargar datos de Xero a Looker Studio
La exportación de datos de Xero a Looker Studio sólo es necesaria para la elaboración de informes y análisis. Puedes crear paneles personalizados con métricas útiles e indicadores de rendimiento.
La exportación manual está bien para exportaciones puntuales y es más adecuada para compartir datos. Aunque puede utilizarse para elaborar informes, el proceso debe repetirse cada vez que se desee actualizar la información.
Crear una integración personalizada con API no es aconsejable para usuarios no técnicos. Pero puede ser tu opción si tienes un analista de datos en el equipo.
Coupler.io proporciona una solución sencilla pero potente para automatizar los informes de Xero. Puedes conectar fácilmente Xero a Looker Studio y crear tus informes desde cero o utilizar las plantillas disponibles. Además, es compatible con otras aplicaciones de origen y destino. Por ejemplo, puedes exportar Xero a Google Sheets o recopilar datos de QuickBooks, Shopify, Salesforce, etc. Así, no necesitarás buscar otros conectores para informar sobre otros datos. Coupler.io es una ventanilla única para el análisis de datos que hará que sus informes empresariales sean más rápidos y eficientes.
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