Guía sobre cómo automatizar la exportación de informes de QuickBooks Online a Google Sheets sin codificación
¿Necesitas compartir tu informe de pérdidas y ganancias con las partes interesadas? ¿O necesitas extraer algunos datos de QuickBooks para hacer predicciones u otros análisis avanzados? En cualquier caso, puedes exportar manualmente tu informe de QuickBooks como un archivo de Excel y luego subirlo a Google Sheets.
Sin embargo, este flujo de trabajo es bastante incómodo si tienes que hacerlo de forma recurrente, digamos todos los días o más a menudo. En este caso, es mejor automatizar la exportación de informes de QuickBooks a Google Sheets. A continuación, te explicamos cómo hacerlo en menos de cinco minutos y sin una sola línea de código.
Exportar informes desde QuickBooks: la opción por defecto
Por defecto, puedes exportar manualmente un informe generado en QuickBooks a Excel o PDF. Para ello sigue estos pasos:
- Abre tu aplicación QuickBooks Online y ve a Reports.
- Selecciona el informe que deseas exportar. Puedes encontrar el informe por su nombre utilizando la barra de búsqueda.
- A continuación, haz clic en el botón Export y selecciona Export to Excel.
En un momento, se descargará en tu dispositivo un archivo .xlsx con tu informe. Después, tendrás que importar este archivo a Google Sheets.
Esto es lo que hace la mayoría de los usuarios de QuickBooks hasta que encuentran una herramienta que les permite automatizar el flujo de datos de QuickBooks a Google Sheets. En nuestro caso, se trata de Coupler.io.
Exportación de datos de los informes de QuickBooks a Google Sheets en un horario personalizado
Coupler.io es una aplicación web para cargar datos de diferentes aplicaciones y fuentes, como QuickBooks, Xero, Dropbox y otras, en Google Sheets, Excel o Google BigQuery. La principal característica de esta solución es que se puede automatizar el flujo de datos en un horario, como cada día o cada hora. Coupler.io ofrece dos integraciones orientadas a QuickBooks:
- QuickBooks – para exportar datos sin procesar de QB Online
- QuickBooks Reports – para exportar informes desde QB Online
Veamos cómo funciona.
Conectar informes de QuickBooks a Google Sheets
Regístrate en Coupler.io con tu cuenta de Google, haz clic en Añadir nuevo importador y selecciona las aplicaciones de origen y destino para tu flujo de datos:
- Fuente: QuickBooks Reports
- Destino: Google Sheets
Nota: Coupler.io también está disponible como complemento para Google Sheets. Esto te permitirá establecer una conexión directamente desde tu hoja de cálculo. Si esto te parece útil, instala el complemento desde Google Workspace Marketplace.
A continuación, sigue los siguientes pasos:
Source
Source
- Conecta tu cuenta de QuickBooks. Deberás iniciar sesión en QuickBooks Online, si no lo has hecho, y seleccionar una empresa..
- Selecciona un informe de las siguientes opciones:
Informes disponibles de QuickBooks
- AP Aging Detail
- AP Aging Summary
- AR Aging Detail
- AR Aging Summary
- Balance Sheet
- Cash Flow
- Customer Balance
- Customer Balance Detail
- Customer Income
- Expenses by Vendor
- General Ledger Detail
- Inventory Valuation Summary
- Journal Report
- Profit And Loss Summary
- Profit And Loss Detail
- Sales by Class Summary
- Sales by Customer
- Sales by Department
- Sales by Product
- Tax Summary
- Transaction List
- Trial Balance
- Vendor Balance
- Vendor Balance Detail
Opcionalmente, puedes seleccionar un periodo de informe y un parámetro para agrupar los datos.
Nota: Consulta la documentación de Coupler.io para obtener más información sobre la configuración avanzada de los informes de QuickBooks.
Destino
- Conecta tu cuenta de Google.
- Selecciona una hoja de cálculo en tu Google Drive y una hoja donde cargar tu informe de QuickBooks.
Opcionalmente, puedes cambiar la primera celda de tu conjunto de datos y el modo de importación.
Puedes hacer clic en Save and run de inmediato para cargar los datos, o puedes activar la Automatic data refresh y personalizar la programación:
- Intervalo
- Días de la semana
- Preferencias horarias
- Huso horario
Este es el aspecto que tendrá un informe de balance importado a Hojas de cálculo de Google:
¿Qué más se puede exportar de QuickBooks a Google Sheets además de los informes?
Como mencionamos anteriormente, Coupler.io ofrece una integración con QuickBooks que permite exportar datos sin procesar sobre presupuesto, clientes, pagos, facturas y muchos más. Además, esta fuente estaba disponible antes que la de informes. ¿Por qué?
Inicialmente, el equipo de producto de Coupler.io no consideró la entidad Report como algo que los usuarios pudieran necesitar para importar a hojas de cálculo. Sin embargo, hemos recibido múltiples peticiones de usuarios de QB para apoyar la exportación automatizada de informes de QuickBooks.
También puedes ponerte en contacto con nosotros si necesitas ayuda o si te gustaría tener un importador determinado con Google Sheets. Rellena este formulario y especifica de dónde quieres importar los datos. ¡Buena suerte con tus datos!
