Como gestor de proyectos ocupado, es posible que gestiones varios proyectos en un momento dado. Cuando estos proyectos no son adecuadamente controlados, es posible que no se cumplan los plazos, se pierda el rastro de los datos y se tenga dificultades para mostrar el progreso a las partes interesadas. Afortunadamente, con un panel de gestión de proyectos, puedes tenerlo todo bajo control.
Un cuadro de mando de gestión de proyectos te ayudará a gestionar tareas, asignar recursos y mejorar la colaboración mediante imágenes claras y datos en tiempo real. Exploremos 12 ejemplos de cuadros de mando de gestión de proyectos para ver cómo funciona cada uno y cuál puede adaptarse mejor a tus necesidades.
Ejemplos de cuadros de mando de gestión de proyectos
1. Panel de Google Analytics para varios sitios web
El panel de Google Analytics (GA4) es perfecto si gestionas diferentes sitios web o aplicaciones para un proyecto. Realiza un seguimiento del rendimiento de varias propiedades de GA4 en un solo lugar. Te ofrece una visión clara de las sesiones, el total de usuarios, los nuevos usuarios y el tiempo medio de interacción en todos tus sitios.
Como se trata de una plantilla, puedes utilizar fácilmente este cuadro de mando con tus propios datos en sólo unos minutos.
- ¿Por qué utilizar este panel? Agrega datos de varios sitios, lo que facilita la comparación del rendimiento de varias propiedades de GA en un solo lugar. Por ejemplo, una agencia de marketing puede saber cuánto tráfico se genera para todos sus clientes.
- ¿Qué ayuda a medir? El panel de control de GA realiza un seguimiento de las sesiones, el total de usuarios y los nuevos usuarios en todas las propiedades. Puede controlar el tiempo medio de participación por sesión para ver cómo interactúan los usuarios. El panel también analiza las fuentes de tráfico para averiguar de dónde proceden los usuarios. Compara el comportamiento de los usuarios y las métricas de interacción para comprender qué propiedades o canales funcionan mejor.
- Fuentes de datos: Google Analytics 4
- Herramientas de BI utilizadas: Looker Studio
- Conector de datos: Coupler.io
2. Tablero de control del tiempo para Clockify
El tablero de control de tiempo para Clockify es adecuado para proyectos que utilizan Clockify para controlar el tiempo. Te proporciona una visión clara de cómo se gasta el tiempo en diferentes proyectos, clientes y tareas, ayudándote a gestionar mejor el trabajo y aumentar la productividad.
Se trata de una plantilla preconstruida disponible para Looker Studio y Google Sheets que puedes utilizar con tus propios datos.
- ¿Por qué utilizar este panel? Te ayuda a ver fácilmente las horas facturables y los usuarios activos. También muestra qué clientes aportan más dinero y a qué se dedica el tiempo de tu equipo. Además, ayuda a identificar el exceso o la falta de trabajo de tus empleados, lo que facilita la planificación y la mejora del trabajo.
- ¿Qué ayuda a medir? Mide las horas contabilizadas, los usuarios activos, las horas facturables y los importes facturables. También desglosa las horas y los importes facturados por cliente, para que puedas ver el rendimiento de cada uno de ellos.
- Fuentes de datos: Cuenta Clockify
- Herramientas de BI utilizadas: Looker Studio, Google Sheets
- Conectores de datos: Coupler.io
3. Cuadro de mandos de seguimiento del tiempo para Harvest
Si utilizas Harvest para hacer un seguimiento del tiempo y los gastos de los proyectos, el panel de control de seguimiento del tiempo es lo mejor para ti. Te muestra cómo se gasta el tiempo y el dinero en diferentes proyectos y clientes, ayudándote a trabajar y a gestionar mejor tus finanzas.
Se trata de una plantilla prediseñada que le permite crear fácilmente el cuadro de mando con tus datos.
- ¿Por qué utilizar este panel? Te ayuda a ver las horas facturables y el total de horas trabajadas, lo que te permite conocer los beneficios de los proyectos. Muestra qué clientes aportan más dinero y a qué se destinan los esfuerzos de tu equipo.
- ¿Qué ayuda a medir? Mide las horas totales, las horas facturables, los importes facturables y los usuarios activos. También desglosa estas cifras por cliente, para que puedas ver la contribución de cada cliente y la distribución del trabajo.
- Fuentes de datos: Cuenta de Harvest
- Herramientas de BI utilizadas: Looker Studio, Power BI
- Conectores de datos: Coupler.io
4. Panel de Google Calendar
Las reuniones son una parte importante de la gestión de proyectos. Pueden ser recurrentes (sesiones diarias, semanales y mensuales) o ad hoc. El panel de control de Google Calendar te ayuda a seguir y evaluar tus reuniones.
Esta plantilla de cuadro de mando de proyecto lista para usar puede confeccionarse con tus datos en cuestión de minutos, ayudándote a gestionar mejor tu tiempo.
- ¿Por qué utilizar este panel? Te ayuda a ver cuánto tiempo dedicas a las reuniones y qué tipos son los más habituales. Esta información te ayuda a determinar si tus reuniones son eficaces o necesitan ajustes.
- ¿Qué ayuda a medir? Mide el total de reuniones, las reuniones recurrentes, las reuniones ad hoc, las vacaciones, las horas fuera de la oficina y las reuniones canceladas. Los gráficos circulares y lineales ayudan a comparar estas métricas.
- Fuentes de datos: Cuenta de Google Calendar
- Herramientas de BI utilizadas: Looker Studio
- Conectores de datos: Coupler.io
5. Cuadro de mando de KPI de gestión de proyectos
En la gestión de proyectos, los indicadores clave de rendimiento son muy útiles. El panel de indicadores clave de gestión de proyectos es vital para mantener el rumbo de tus proyectos. Te ayuda a controlar métricas importantes para garantizar el cumplimiento de los plazos y la correcta gestión de los recursos.
- ¿Por qué utilizar este cuadro de mandos? Te mantiene al día sobre el progreso del proyecto y te ayuda a identificar los problemas con antelación, lo que facilita la gestión del presupuesto y las tareas.
- ¿Qué ayuda a medir? El cuadro de mandos mide parámetros clave como la fecha de lanzamiento prevista, la fase del proyecto, las tareas atrasadas, el uso del presupuesto, los próximos plazos y la distribución de la carga de trabajo.
- Tipos de visualización utilizados: El cuadro de mandos muestra datos sobre carga de trabajo y presupuesto mediante gráficos de barras. También tiene barras de progreso para las fases del proyecto y tablas para las tareas atrasadas y los próximos plazos.
6. Cuadro de mando ejecutivo de gestión de proyectos
El cuadro de mando ejecutivo de gestión de proyectos ofrece una visión general de alto nivel del rendimiento de los proyectos. Ayuda a los ejecutivos en la toma de decisiones y garantiza que los proyectos sigan su curso.
- ¿Por qué utilizar este cuadro de mando? Crea un cuadro de mando ejecutivo cuando necesites tomar decisiones rápidas y fundamentadas. También te ayudará a mostrar el progreso a las partes interesadas. Ofrece una visión clara de las métricas clave del proyecto, lo que permite a los ejecutivos identificar rápidamente los problemas y asignar eficazmente los recursos.
- ¿Qué ayuda a medir? El cuadro de mandos hace un seguimiento del estado del proyecto, la asignación presupuestaria, el uso de recursos y otros hitos clave.
- Tipos de visualización utilizados: El cuadro de mando ejecutivo de gestión de proyectos utiliza gráficos de barras para los datos presupuestarios y de recursos, gráficos de líneas para el seguimiento del progreso del proyecto y gráficos circulares para visualizar la distribución de los recursos.
7. Cuadro de mando de la gestión de riesgos del proyecto
El panel de gestión de riesgos del proyecto te ayuda a identificar, evaluar y gestionar los riesgos de tus proyectos. Ofrece una visión de todos los problemas potenciales, ayudándote a tomar medidas para mitigarlos. Este cuadro de mandos es útil para gestores de proyectos y equipos de gestión de riesgos que necesitan hacer un seguimiento y abordar los riesgos del proyecto de forma periódica.
- ¿Por qué utilizar este cuadro de mandos? Te ayuda a supervisar los niveles de riesgo. Puedes seguir su estado y garantizar que se mitigan a tiempo. Esto mejora los resultados del proyecto.
- ¿Qué ayuda a medir? Mide los riesgos totales, los riesgos abiertos, los riesgos que mejoran, los riesgos cerrados y el porcentaje de riesgos mitigados. También se clasifican por gravedad (extrema, alta, media, baja).
- Tipos de visualización utilizados: El cuadro de mandos de gestión de riesgos del proyecto utiliza gráficos de barras para mostrar las fases de mitigación de riesgos y cuadros resumen para mostrar el recuento y el estado de los riesgos por gravedad.
8. Panel de gestión de múltiples proyectos
Si gestionas varios proyectos simultáneamente, puedes hacer un seguimiento de todos ellos a la vez utilizando el panel de gestión de proyectos múltiples. Podrás ver el estado de los proyectos, detectar problemas con antelación y asignar recursos.
- ¿Por qué utilizar este panel? Te permite hacer un seguimiento de muchos proyectos a la vez. Así podrás gestionar y priorizar bien tus tareas.
- ¿Qué ayuda a medir? Estado del proyecto, porcentaje de finalización, tareas atrasadas, último hito, fechas de vencimiento, presupuesto y gastos.
- Tipos de visualización utilizados: Estado del proyecto, porcentaje de finalización, tareas atrasadas, último hito, fechas de vencimiento, presupuesto y gastos.
9. Panel de seguimiento de incidencias
El panel de seguimiento de incidencias te ayuda a controlar las incidencias del proyecto. Muestra el estado y la resolución de las incidencias, lo que agiliza la resolución de problemas. Es ideal para equipos de asistencia y proyectos que necesitan resolver problemas rápidamente.
- ¿Por qué utilizar este panel? Ayuda a controlar el número de incidencias creadas y resueltas, mejorando la salud del proyecto y los tiempos de resolución. Estarás al tanto de los problemas del proyecto, controlarás su estado y los resolverás a tiempo para que el proyecto avance sin problemas.
- ¿Qué ayuda a medir? Realiza un seguimiento de las incidencias creadas frente a las cerradas, el tiempo de resolución de incidencias y el estado actual de todas las incidencias.
- Tipos de visualización utilizados: Utiliza gráficos de líneas para mostrar las incidencias creadas frente a las cerradas a lo largo del tiempo. Los gráficos circulares muestran el estado de las incidencias. Los cuadros de resumen se utilizan para las incidencias resueltas/no resueltas y el tiempo medio de resolución.
10. Cuadro de mando del presupuesto del proyecto
El cuadro de mandos del presupuesto del proyecto es útil para seguir y comparar tu presupuesto con el gasto real. Muestra el progreso financiero y los costes futuros, lo que te ayudará a mantenerte al tanto de la salud financiera de tu proyecto.
- ¿Por qué utilizar este cuadro de mando? Los gestores de proyectos y los equipos financieros obtienen una visión clara de las finanzas del proyecto. Obtendrás información sobre los patrones de gasto y las desviaciones presupuestarias. Por último, te ayudará a mantenerte dentro del presupuesto del proyecto.
- ¿Qué ayuda a medir? Mide el porcentaje de finalización, el porcentaje de presupuesto gastado y el coste total previsto. Estas métricas permiten evaluar con precisión las finanzas del proyecto.
- Tipos de visualización utilizados: El cuadro de mandos utiliza gráficos de barras para comparar el presupuesto y los costes reales a lo largo del tiempo. Los gráficos de líneas muestran el porcentaje completado. Y las tablas enumeran las iniciativas con el presupuesto y el gasto real.
11. Cuadro de mando de proyectos Agile
La gestión Agile de proyectos se desarrolla en ciclos iterativos. Se centra en la flexibilidad, la colaboración y los comentarios de los clientes. El panel de control de proyectos Agile realiza un seguimiento en tiempo real del progreso de las tareas, los sprints y las funciones.
- ¿Por qué utilizar este cuadro de mandos? Supervisa el trabajo en curso y el progreso del sprint, identifica los riesgos y realiza ajustes rápidos. Este panel facilita la gestión de proyectos con requisitos dinámicos.
- ¿Qué ayuda a medir? El cuadro de mandos controla el progreso general del proyecto, el estado de las tareas, las fechas de inicio y finalización, los puntos de historia y la duración.
- Tipos de visualización utilizados: Utiliza tablas para enumerar las tareas, los miembros responsables del equipo y el estado. Los diagramas de Gantt visualizan los plazos y las dependencias de las tareas.
12. Cuadro de mando del estado del proyecto
El cuadro de mandos del estado de un proyecto ofrece una visión clara de su estado actual y de hasta qué punto se ha completado. Ayuda a los jefes de proyecto y a los equipos a priorizar las tareas y gestionar el proyecto con eficacia.
- ¿Por qué utilizar este cuadro de mando? Te ayuda a seguir el progreso y a encontrar las áreas que necesitan atención, asegurándote de que se cumplen los hitos del proyecto y se utilizan bien los recursos.
- ¿Qué ayuda a medir? Mide el estado de la tarea (no iniciada, en curso, completa, atrasada, en espera), la prioridad de la tarea, el porcentaje de finalización, el presupuesto (previsto frente a real) y los elementos pendientes.
- Tipos de visualización utilizados: El cuadro de mando utiliza gráficos codificados por colores para mostrar los plazos, el estado y las prioridades de las tareas. Dispone de diagramas de Gantt para los plazos, gráficos circulares para el estado y la prioridad de las tareas, y gráficos de barras para el presupuesto y las partidas pendientes.
Características que debe tener un cuadro de mandos de gestión de proyectos
Ahora que hemos explorado varios cuadros de mando de gestión de proyectos para diferentes casos de uso, veamos las características clave que todo cuadro de mando de gestión de proyectos debe tener para realizar un seguimiento de los proyectos de forma fácil y eficaz:
Personalización: Opciones para añadir, eliminar y modificar widgets, gráficos y puntos de datos para centrarse en las métricas importantes del proyecto. Por ejemplo, es posible que desees destacar el seguimiento del presupuesto para los proyectos financieros. Puedes añadir un widget de seguimiento del presupuesto para mostrar la asignación presupuestaria, el gasto y los fondos restantes.
Si deseas hacer hincapié en los índices de finalización de tareas de los proyectos de TI, puedes realizar un seguimiento de los índices de finalización de tareas con una barra de progreso. También puedes utilizar un gráfico de agotamiento que muestre el número de tareas del proyecto completadas frente a las pendientes.
Visualización interactiva: Las visualizaciones interactivas ayudan a comprender datos complejos de un vistazo. Puedes hacer clic en los cuadros y gráficos para obtener más detalles, filtrar la información del proyecto o ver las tendencias a lo largo del tiempo.
En un diagrama de Gantt interactivo, los usuarios hacen clic en una tarea para ver sus detalles, dependencias y progreso.
Colaboración y compartibilidad: Los cuadros de mando eficaces para la gestión de proyectos integran herramientas de mensajería, como Slack, para facilitar la colaboración en equipo. Los cuadros de mando deben poder compartirse fácilmente con colegas, partes interesadas y clientes. Los miembros del equipo pueden dejar comentarios en la actualización del estado de una tarea, lo que garantiza que todos estén al tanto del progreso y de cualquier problema.
Actualización automática: Configura la actualización automática de datos mientras conectas las fuentes de datos a una herramienta de inteligencia empresarial (BI). Esto garantizará que los cuadros de mando tengan datos actualizados. Puedes hacerlo con la ayuda de conectores de datos como Coupler.io.
Por ejemplo, un gestor de proyectos puede ver actualizaciones del presupuesto en tiempo real. Si los costes empiezan a superar las previsiones, puede ajustar los planes de gasto inmediatamente.
Opciones de integración: El cuadro de mandos debe admitir la incrustación para integrarse en otras plataformas como intranets de empresa, sitios web, documentos o presentaciones. Esto permite acceder a los datos del proyecto desde cualquier lugar. Se puede incrustar mediante código HTML, URL e iframes.
Por ejemplo, incrustar un cuadro de mando en una herramienta de gestión de proyectos como Jira puede dar acceso directo a las métricas del proyecto. Puedes hacerlo sin cambiar de plataforma.
Desglose para un análisis en profundidad: Con las funciones de desglose, puedes hacer clic en una métrica para ver los detalles. Esto resulta útil para realizar análisis en profundidad y comprender las causas de los problemas.
Por ejemplo, si un proyecto va retrasado, puedes desglosar las tareas específicas para ver cuáles son las causantes del retraso y por qué.
Bonus: ¿Cómo crear un cuadro de mando de gestión de proyectos desde cero?
Puedes crear un cuadro de mando de gestión de proyectos utilizando herramientas de BI (Looker Studio, Power BI, Tableau) y aplicaciones de hojas de cálculo (Google Sheets y Microsoft Excel).
Cargas manualmente los datos del software de gestión de proyectos en estas herramientas de visualización de datos. O bien, configuras una conexión automatizada. La carga manual incluye la descarga de los datos desde el software de gestión de proyectos y su carga en las herramientas de cuadros de mando de BI. Los cuadros de mando creados con estos datos son estáticos y no se actualizan automáticamente.
También puedes utilizar Coupler.io, una solución de informes automatizada. Carga los datos en la herramienta de destino deseada según un calendario establecido.
El proceso es sencillo e incluye sólo 3 pasos:
Paso 1: Recopilar datos
Elige el origen y el destino en los desplegables y haz clic en Continuar en el siguiente formulario para crear una conexión. Se te ofrecerá empezar a utilizar Coupler.io de forma gratuita sin necesidad de tarjeta de crédito.
Por ejemplo, seleccionamos Jira como fuente y Looker Studio como destino. A continuación, conecta tu cuenta de origen y especifica los datos a exportar.
Paso 2: Transformar los datos
En el siguiente paso, verás una vista previa de los datos del proyecto. Puedes modificar y transformar estos datos por:
- Renombrar, reordenar y ocultar columnas, proyectar columnas de datos
- Clasificación y filtrado de datos de proyectos
- Añadir nuevas columnas mediante fórmulas personalizadas
- Combinación de datos de otros proyectos
Paso 3: Cargar datos y programar la transferencia
Una vez que los datos estén listos, pasa al siguiente paso para configurar el destino.
Haga clic en Establecer un calendario. Activa el botón Actualización automática de datos para automatizar la exportación de datos. Especifica el intervalo, los días de la semana, las preferencias horarias y la zona horaria.
Haz clic en Guardar y ejecuta el importador para exportar los datos del proyecto desde tu fuente de gestión de proyectos a la herramienta BI. Estos datos se actualizarán con una frecuencia de hasta 15 minutos en el destino.
Ya está. Explora tus datos utilizando diferentes opciones de visualización en la herramienta BI.
Ahora puedes crear paneles de gestión de proyectos personalizados para realizar un seguimiento de los índices de finalización de tareas, el progreso general del proyecto y mucho más.
La mejor forma de crear cuadros de mando de gestión de proyectos
Para empezar, siempre puedes utilizar una plantilla, que te ahorrará tiempo y te proporcionará un diseño profesional y bien estructurado. Coupler.io ofrece plantillas personalizables que pueden adaptarse a necesidades específicas, lo que las hace versátiles y fáciles de usar.
Por otro lado, crear cuadros de mando para la gestión de proyectos desde cero ofrece una personalización completa, pero requiere más tiempo y conocimientos. Al final, la elección entre una plantilla y la creación desde cero depende de la complejidad de tu proyecto, las habilidades de tu equipo y el tiempo del que dispongas.
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