Los informes de clientes son un aspecto fundamental de cualquier empresa, ya que mantienen a los clientes informados, actualizados y seguros sobre el estado de sus inversiones o proyectos. Este tipo de informes permite a los clientes conocer su situación actual y tomar decisiones con conocimiento de causa basándose en los datos facilitados por la agencia de marketing o el proveedor de servicios.
En este artículo, profundizamos en la importancia de los informes de clientes. También hablaremos de los elementos esenciales del proceso y de algunas buenas prácticas. Veamos en qué consisten los informes de clientes y cómo puedes hacer que todo el proceso sea más eficaz.
¿Qué son los informes de clientes?
Los informes de clientes son el proceso de proporcionar actualizaciones regulares y periódicas a los clientes sobre sus inversiones, el progreso del proyecto o el rendimiento. Estas actualizaciones se suelen proporcionar en forma de informes, que pueden presentarse de diversas maneras, como hojas de cálculo, PDF o cuadros de mando.
El objetivo de los informes de clientes es mantener a los clientes bien informados y proporcionarles transparencia en relación con información importante para ellos. Las agencias de marketing son las que más se benefician de la creación de informes de clientes. Sin embargo, los informes de clientes también pueden ser utilizados por otros proveedores de servicios.
Informes de clientes: ¿por qué son importantes?
Los informes de clientes son un proceso esencial para la mayoría de las empresas. Estos informes son importantes porque:
- Aumentan la responsabilidad
Una de las ventajas más importantes de los informes de clientes es que aumentan la responsabilidad. Tanto los proveedores de servicios como sus clientes pueden rendir cuentas si algo no sale según lo previsto.
Por ejemplo, al informar de los últimos resultados de una campaña de anuncios de pago, la agencia de marketing incluirá un presupuesto que podría ayudar a aumentar el ROI. Si el cliente no puede asignar ese presupuesto, sabe a qué atenerse. Por otro lado, el cliente puede ver qué hitos y KPI establece la agencia y pedirle cuentas cuando no los cumpla.
Estos informes proporcionarán una visión clara de lo que el cliente puede esperar de una agencia. Además, mostrará a la agencia cuáles son las necesidades actuales del cliente, ayudándola a priorizar determinadas campañas.
- Ayudan a educar a los clientes
Nadie puede ser experto en todos los campos. Por eso las agencias de marketing y otros proveedores de servicios deben formar a sus clientes. Esto fijará las expectativas de los clientes y les ofrecerá una visión clara del presupuesto que deben asignar a las distintas campañas. Por ejemplo, supongamos que tus clientes quieren aumentar el número de clientes potenciales procedentes de su sitio web. Sin embargo, no saben qué otras métricas pueden influir en el número de clientes potenciales. Al crear un informe de marketing de sitios web, puedes mostrar a tu cliente la importancia del tráfico orgánico y cómo influye esa métrica en el número de clientes potenciales.
Además, al educar a los clientes, las agencias permitirán una mejor comunicación, y los clientes estarán más abiertos a aplicar nuevas estrategias o experimentar con nuevos canales.
- Promueven la toma de decisiones con fundamento
Tomar decisiones no es tarea fácil, sobre todo cuando se trata de presupuestos ajustados y plazos aún más ajustados. Por eso es importante que los clientes sepan exactamente a qué atenerse y qué esperar de una agencia de marketing.
Al mostrar a sus clientes el rendimiento de cada campaña, qué canal tiene el menor coste por adquisición y cuál es la predicción para los próximos 3 meses, el cliente puede tomar decisiones informadas sobre el presupuesto que puede asignar y las prioridades que tiene.
- Demuestran el valor de tu trabajo
Estos informes para el cliente son también un excelente método para mostrar el valor de tu trabajo. Deberías tener un informe para mostrar a tu cliente cada vez que alcanzas un hito o completas con éxito una campaña. Una vez que el cliente ve las cifras, le resulta más fácil comprender cómo lo ayudas a hacer crecer su negocio. Por ejemplo, si proporcionas a tu cliente un conjunto de paneles de informes SEO, podrás demostrarle el valor comercial de las campañas SEO que realizas para él. Además, puedes utilizar los informes de los clientes como una oportunidad de venta.
Elementos clave de un proceso eficaz de información al cliente
Determinar las necesidades del cliente
Cuando consigas un nuevo cliente, tendrás que determinar sus necesidades, presupuesto y expectativas en relación con la colaboración entre ustedes. Proporciona un cuestionario a tus clientes y anímalos a compartir cualquier cosa que esperen de esta colaboración. Puedes encontrar plantillas o diseñar tu propio cuestionario desde cero.
Selecciona los KPI
Una vez que tu cliente rellene el cuestionario, es hora de que crees una estrategia para ayudarlo a cumplir sus objetivos en el tiempo deseado y dentro del presupuesto asignado. En primer lugar, selecciona las métricas a las que prestarás atención y los KPI.
Por ejemplo, el objetivo de tu cliente es tener más clientes potenciales y tú ofreces servicios de marketing de contenidos. Una de las métricas que debes seguir es el tráfico orgánico en el sitio web. Un KPI que puedes establecer es “aumentar el tráfico orgánico”. Sin embargo, tu siguiente KPI debería ser “aumentar la tasa de conversión en un x%” porque tener un tráfico orgánico alto no garantiza un mayor número de clientes potenciales.
Determinar la frecuencia del informe
Una vez que hayas hablado con tu nuevo cliente y acordado centrarte en determinadas métricas, hitos y objetivos, tendrás que establecer con qué frecuencia lo informarás. Algunas agencias informan mensualmente, otras sólo trimestralmente y otras incluso semanalmente. Todo depende de los servicios prestados y de los objetivos.
Por ejemplo, una agencia de marketing de contenidos no tendrá nada nuevo de lo que informar semanalmente, pero una agencia de marketing PPC sí. Las estrategias de marketing de contenidos tardan más en implementarse y mostrar resultados, mientras que las campañas de anuncios de pago con presupuestos más elevados pueden mostrar resultados en cuestión de horas. Por supuesto, hablarás con el cliente y verás cuáles son sus expectativas en cuanto a la frecuencia del informe. En nuestra experiencia, un informe mensual es una gran opción.
Automatizar el proceso o partes del proceso
La automatización puede ahorrarte horas de trabajo aburrido y repetitivo. Por eso es mejor automatizar todo lo que puedas cuando se trata de informes. Una forma de hacerlo es programar la elaboración de informes exportando datos de distintas fuentes —como Google Analytics o los anuncios de LinkedIn— a Looker Studio o Tableau con la ayuda de una herramienta. Coupler.io es una plataforma de automatización de informes que ofrece varias soluciones, desde la automatización de los flujos de datos para el informe de tu cliente hasta la creación de un informe personalizado desde cero.
La automatización puede ayudar a garantizar que las exportaciones se produzcan sistemáticamente con información precisa y actualizada, reduciendo el riesgo de errores. Además, las exportaciones automatizadas pueden integrarse fácilmente en herramientas de informes dinámicos o cuadros de mando preparados en varias herramientas, por ejemplo, cuadros de mando de Google Sheets, Looker Studio o Power BI.
Incluir un resumen mensual
Independientemente de la frecuencia que elijas para los informes de clientes, es importante añadir un resumen mensual en el que destaques lo que ha cambiado de un mes a otro. De este modo, el cliente estará al corriente de todo, aunque decida no leer el informe completo cada vez.
¿Qué deben incluir los informes de los clientes?
Los informes de clientes deben incluir información relevante y valiosa para el cliente y deben presentarse en un formato claro y fácil de entender. Algunos de los elementos clave que pueden incluirse en un informe de cliente son:
- Un informe omnicanal que proporciona una visión completa del informe. Este es un ejemplo de un informe multicanal de PPC en Looker Studio.
- Análisis detallado de datos y tendencias a lo largo del tiempo, incluidas visualizaciones de datos, como cuadros y gráficos. Puedes elegir entre diferentes tipos de gráficos para ayudar a los clientes a tener una visión clara. Este es el aspecto de un informe de KPI de YouTube:
- Segmentación de los datos para proporcionar un conocimiento más profundo de la base de clientes, como datos demográficos, comportamiento de compra y comentarios de los clientes. He aquí un ejemplo de informe de analítica web basado en los datos de Google Analytics:
- Recomendaciones y perspectivas basadas en los datos para ayudar al cliente a tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa. Por ejemplo, en el siguiente informe de presupuesto de anuncios de pago, tus clientes pueden supervisar el gasto en publicidad y evitar excederse en el presupuesto de PPC.
- Información contextual, como tendencias del sector y análisis de la competencia para ayudar al cliente a comprender el mercado en general y su posición en él. Por ejemplo, a continuación, puedes ver un análisis de cohortes que ayuda a mejorar la retención de clientes mediante la comprensión de patrones estacionales y de otro tipo.
Es importante recordar que los informes de los clientes deben adaptarse a las necesidades y objetivos específicos de cada cliente y deben revisarse y actualizarse periódicamente para garantizar que sigan siendo pertinentes y valiosos.
En la presentación de informes a los clientes ¿cuáles son los retos habituales para los que hay que prepararse?
Los informes de los clientes pueden plantear varios retos, entre ellos
- Exactitud e integridad de los datos: Garantizar que los datos utilizados en los informes de los clientes son precisos y están actualizados es fundamental, pero puede ser difícil de conseguir en la práctica. Si comparas los mismos datos en distintas herramientas, por ejemplo, el tráfico de Google Analytics con el de Facebook Business Manager, verás pequeñas diferencias que afectarán a la precisión del informe.
- Integración de datos: Integrar datos de múltiples fuentes y sistemas puede llevar mucho tiempo y ser complejo, sobre todo si los datos están en formatos diferentes. Este es un gran problema para las agencias que siguen haciéndolo todo manualmente. Con una solución de automatización como Coupler.io, puedes extraer datos de diferentes fuentes en un destino.
- Visualización de datos: Presentar datos complejos de forma clara y significativa puede resultar complicado, sobre todo cuando se trata de comunicar ideas y tendencias a partes interesadas sin conocimientos técnicos.
- Automatización y escalabilidad: Crear y entregar informes manualmente puede llevar mucho tiempo y ser ineficaz, sobre todo para organizaciones con muchos clientes. Automatizar el proceso de elaboración de informes puede ayudar, pero para ello hay que elegir las herramientas y los procesos adecuados.
- Adaptación y personalización: Personalizar los informes para clientes individuales puede ser problemático, especialmente si los informes deben actualizarse con frecuencia para reflejar las necesidades y requisitos cambiantes. Los informes de marca blanca están pensados para resolver este problema.
- Cumplir las expectativas de los clientes: Entender y satisfacer las necesidades y requisitos específicos de cada cliente es una lucha, sobre todo si la organización tiene muchos clientes con diferentes requisitos de elaboración de informes.
- Seguridad y privacidad de los datos: Proteger los datos sensibles de los clientes y garantizar el cumplimiento de la normativa sobre privacidad de datos puede ser un problema importante en la elaboración de informes de clientes.
Para hacer frente a estos retos, es necesario combinar las herramientas, los procesos y los conocimientos adecuados. Además, las organizaciones deben revisar y mejorar continuamente sus prácticas de información a los clientes.
Las mejores herramientas para crear informes de clientes
Coupler.io – La mejor solución para crear informes
Ya hemos mencionado Coupler.io, la plataforma de automatización de informes todo en uno. Te permite recopilar, transformar y analizar datos para captar la imagen completa del negocio de tus clientes y mantenerte a la vanguardia. Con Coupler.io, puedes automatizar completamente el proceso de elaboración de informes de clientes.
Además, proporciona una biblioteca de plantillas de informes de marca blanca listas para usar para marketing, ventas, comercio electrónico, etc.
Megalytic
Megalytic agiliza la elaboración de informes de clientes para agencias de marketing digital y empresas de alojamiento de sitios web. Gracias a su sencillo panel de control, la conexión de datos se realiza sin esfuerzo y la elaboración de informes atractivos es pan comido.
Lleva tus informes al siguiente nivel con Megalytic para Looker Studio. Despídete de la tediosa tarea de mezclar manualmente datos de varias fuentes como Facebook, LinkedIn, Microsoft y más. En su lugar, dedica más tiempo a entregar informes perspicaces que dejen una impresión duradera en tus clientes.
Whatagraph
Otra opción si buscas una herramienta para informes de clientes es Whatagraph. Viene con una interfaz fácil de usar que facilita la creación de informes con mayor rapidez. Esta herramienta está creada para equipos internos y agencias de marketing. Además, viene con muchas plantillas de informes para elegir.
Si quieres, también puedes empezar con una página en blanco y beneficiarte de sus widgets de arrastrar y soltar para añadir lo que quieras al informe.
Databox
Databox es otra herramienta de informes para clientes. Esta herramienta se centra un poco más en los cuadros de mando en comparación con las herramientas anteriores. Las integraciones de Databox están precargadas con las métricas más demandadas y sus visualizaciones estándar, lo que ahorra un tiempo y un esfuerzo valiosos. Gracias a esta función, no tendrás que perder tiempo pensando en cómo mostrar tus datos, sino que podrás concentrarte en tomar decisiones basadas en datos.
Reúne métricas de diversas fuentes en un cómodo panel de control para obtener una visión global de su rendimiento con facilidad. La posibilidad de mezclar y combinar métricas proporciona una perspectiva más completa, lo que te permite tomar decisiones informadas con rapidez.
Las mejores prácticas de información a los clientes para los profesionales que quieren aumentar las ventas de sus servicios
- Definir metas y objetivos claros
Determina qué información es más importante para el cliente y qué quieres conseguir con el proceso de elaboración de informes. Asegúrate de explicar a tu cliente lo que puede esperar teniendo en cuenta el plazo y su presupuesto. Asimismo, ofrece diferentes alternativas y permite a tu cliente seleccionar la opción más adecuada para él.
- Seleccionar las métricas junto con el cliente
Este es un aspecto importante que debes tener en cuenta. Los clientes necesitan tener una visión completa, y es más fácil que la tengan cuando participan en la selección de las métricas y los KPI. Educa a tus clientes y explícales qué significa cada métrica para asegurarte de que toman una decisión informada.
- Automatizar en la medida de lo posible
Automatizar el proceso de elaboración de informes y las plantillas de informes puede ayudar a ahorrar tiempo, reducir errores y garantizar la coherencia. Puedes optar por automatizar completamente el proceso seleccionando una herramienta para la elaboración de informes de clientes. También puedes crear informes personalizados para cada cliente, pero seguir automatizando la exportación de datos con plataformas web como Coupler.io.
- Utilizar la visualización de datos
Visualizar los datos de forma clara e intuitiva puede ayudar a los clientes a comprender rápidamente las tendencias y perspectivas clave. Los gráficos y las tablas son tus amigos. Son mucho más fáciles de entender y de explicar a clientes sin conocimientos técnicos.
- Proporcionar contexto
Pon los datos en contexto explicando las tendencias, comparando los resultados con los puntos de referencia o los datos históricos y destacando los factores clave de los resultados. Al facilitar estos datos, te aseguras de que tu cliente fije correctamente sus expectativas.
- Sé proactivo y ofrece recomendaciones
Proporciona a los clientes recomendaciones basadas en los datos y la información, y ayúdalos a tomar decisiones empresariales con fundamento. En cada informe, debes incluir una “sección de recomendaciones”. En ella, debes explicar qué se puede conseguir si se aumenta el presupuesto, en qué canales o enfoques hay que centrarse y qué hacen los competidores de forma diferente.
- Fomentar la comunicación abierta
Anima a los clientes a hacer preguntas y dar su opinión, y debes estar abierto a sugerencias para mejorar el proceso de elaboración de informes. La opinión de los clientes es esencial para cualquier empresa. Tus clientes pueden ofrecer una perspectiva diferente que te ayudará a mejorar tus informes.
- Personalización de los informes para cada cliente
Cada cliente es diferente, y sus informes también deberían serlo. Aunque prestes los mismos servicios a cada cliente, sus objetivos, presupuestos y necesidades son completamente diferentes. Tus informes deben reflejarlo.
Informes a los clientes: Demostrar resultados concretos
La elaboración eficaz de informes de clientes es un aspecto crucial para mantener relaciones sólidas con los clientes y aportarles valor. Los informes de clientes permiten compartir resultados concretos y mantener al cliente informado de las novedades. También pueden ser una buena forma de realizar ventas adicionales o cruzadas cuando se alcanza un hito. Siguiendo estas buenas prácticas y mejorando el proceso de elaboración de informes de datos, las organizaciones pueden generar confianza en sus clientes, respaldar la toma de decisiones informadas e impulsar mejores resultados empresariales.milestone. By following these best practices and improving the data reporting process, organizations can build trust with their clients, support informed decision-making, and drive better business outcomes.
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