Al dirigir un equipo de ventas o supervisar un departamento de ventas, siempre se quiere estar al tanto de todo. Los informes de ventas proporcionan una cantidad inestimable de información sobre todo el proceso y cada uno de sus componentes. Puede ayudarte a encontrar y abordar los cuellos de botella, priorizar mejor tus esfuerzos, encontrar nuevos mercados y mejorar las cosas con conocimiento de causa.
En este artículo, exploraremos todo lo que hay que saber sobre los informes en ventas. Hablaremos de los pros y los contras de las distintas herramientas de generación de informes, compartiremos ejemplos de informes y daremos consejos prácticos sobre cómo configurar un canal de generación de informes para tu equipo.
¿En qué consisten los informes de ventas?
Los informes de ventas son un proceso analítico cuyo objetivo es ofrecer una visión general de un proceso de ventas y responder a las preguntas habituales que rondan por la cabeza de todo director de ventas, como: ¿Qué podemos hacer mejor? ¿Obtenemos suficientes clientes potenciales? ¿Está funcionando nuestra estrategia?
Un informe de ventas es una colección de métricas relevantes presentadas como valores numéricos o mostradas de forma visual en cuadros, gráficos, tablas, mapas y más. Los informes pueden abarcar una gran cantidad de actividades de ventas diferentes: acuerdos cerrados, ingresos generados, conversiones entre las etapas de un embudo, distribución de clientes potenciales, carga de trabajo de los empleados, tasa de cierre y mucho más. Con un poco de esfuerzo, puedes supervisar prácticamente cualquier aspecto de un proceso de ventas y utilizarlo en tu beneficio.
Los informes de ventas también pueden adoptar distintas formas. Podría tratarse de un informe que generas desde tu CRM semanal o mensualmente para revisar el progreso o llevarlo a una reunión de la junta directiva. Cada vez con más frecuencia, las empresas optan por utilizar cuadros de mando interactivos de informes de ventas que presentan información casi en tiempo real, son accesibles y pueden ajustarse al gusto de sus usuarios. Nos centraremos más en ellos a lo largo de este artículo, te mostraremos ejemplos de algunos y te explicaremos cómo conseguir uno para ti.
Ventajas de los informes de ventas
Informar en ventas tiene muchas ventajas. He aquí algunas de las más significativas.
Puedes mejorar el rendimiento del equipo
El seguimiento de los informes de ventas puede ayudarte a comprender dónde se pueden mejorar las cosas. Puede que algunos representantes de ventas tengan dificultades para cerrar acuerdos o que el valor medio de sus acuerdos se haya deteriorado últimamente. Detectar estos problemas a tiempo puede ayudarte a mejorar la situación: entrenar a la persona, ofrecerle formación adicional y ajustar sus responsabilidades a lo que haga con más confianza.
Los informes de ventas también pueden influir positivamente en el rendimiento general del equipo de ventas y hacer que el proceso de ventas sea más eficaz. Desglosar el proceso en pequeños pasos, comparar distintos periodos de tiempo o supervisar cohortes de clientes potenciales en lugar de todos a la vez puede proporcionarte información sobre dónde se encuentran los cuellos de botella. A continuación, puedes trabajar para solucionarlos uno por uno.
Te ayuda a resolver problemas sobre la marcha
En ventas, las cosas pueden cambiar con rapidez y te conviene darte cuenta de los acontecimientos negativos en cuanto aparecen en el horizonte. Puede que los correos electrónicos en frío que envías en masa hayan dejado de llegar a sus destinatarios por un fallo técnico. Tal vez una estrategia de ventas que empleaste con éxito el año pasado ya no está dando los mismos resultados. Disponer de los informes siempre que los necesites facilita la detección de estos obstáculos y el despliegue inmediato de contramedidas.
Puedes fomentar el espíritu de equipo y orientar
Con un sistema de informes de ventas, siempre sabrás cuál es el rendimiento del equipo y de cada vendedor. Aunque no a todo el mundo le gusta que lo vigilen de esta manera, está demostrado que establecer objetivos y hacer un seguimiento de ellos tiene un efecto positivo en el rendimiento individual. Además, disponer de informes actualizados en cualquier momento puede ayudar a levantar la moral del equipo. Puedes celebrar el logro de su cuota mensual o la superación de un hito ambicioso en el momento en que se supere. Establecer objetivos de ventas a largo plazo y realizar un seguimiento de los avances hacia su consecución también puede dar al equipo de ventas un sentido de dirección.
Tipos de informes de ventas
Cada informe tiene una finalidad distinta. Estos son algunos de los informes habituales de los que pueden beneficiarse los equipos de ventas.
Informes generales de ventas
Los informes generales de ventas, como su nombre indica, suelen ofrecer una visión general del proceso de ventas y los principales KPI, sin profundizar en sus aspectos particulares. En este tipo de informes, es probable que veas los ingresos por ventas acumulados durante el periodo elegido, desglosados por categorías (diferentes productos, regiones, tipos de clientes, etc.). Además, estos informes pueden presentar los equipos o representantes de ventas con mejores resultados, los artículos más vendidos, la comparación de los resultados de ventas con los de periodos anteriores, etc.
Informes del embudo de ventas (también conocidos como informes de conversión)
Estos informes se centran en el canal de ventas (embudo) e indican cómo se convierten los clientes potenciales de una etapa a otra. Por lo general, verás la cantidad de clientes potenciales que llegaron a una determinada etapa, así como el porcentaje de ellos que se convirtieron a partir de las etapas anteriores. En definitiva, se trata de un informe muy valioso para encontrar cuellos de botella en el proceso. Podrás ver cómo son las conversiones mes a mes y así detectar rápidamente si las cifras del proceso de ventas se mueven en una dirección no deseada.
Consulta nuestras mejores plantillas de embudos de ventas.
Informes sobre clientes potenciales
Muchos informes de ventas también hablan de los propios clientes potenciales. Resulta útil saber dónde residen los clientes potenciales y qué canales los dirigen hacia ti para poder tomar decisiones empresariales en consecuencia. Por lo general, los informes sobre clientes potenciales analizan el número total de clientes potenciales y su calidad para ayudarte a evaluar la eficacia de tus esfuerzos de generación de clientes potenciales.
Informes de análisis de cohortes de ventas
Cuando se venden productos basados en suscripciones, a menudo el análisis de cohortes puede resultar muy valioso. Para elaborar este tipo de informes, hay que dividir la base de usuarios en grupos más pequeños con características comunes (fecha de registro, país de origen, etcétera). Este tipo de análisis es especialmente útil si el producto cambia con rapidez (añade muchas funciones nuevas, itera sobre los precios, experimenta con distintos grupos objetivo, etc.). Observar cohortes individuales es casi seguro que revelará patrones que, de otro modo, no habrías notado.
Informes de previsión de ventas
Fuente de la imagen: Tableau Public
Otro tipo de informe habitual es el de previsión de ventas. Como su nombre indica, mira hacia el futuro y pretende estimar cómo evolucionará el volumen de ventas basándose en los resultados de ventas históricos y recientes. Es una herramienta útil para los informes financieros, ya que ayuda a predecir las fluctuaciones estacionales, ajustar los recursos y planificar los presupuestos futuros. También puede revelar los flujos potenciales en el proceso de ventas, como un número insuficiente de representantes de ventas en el periodo de tiempo clave. Gracias a la previsión de ventas, puedes tratar de solucionar estos cuellos de botella antes incluso de que tengan un impacto en tu empresa.
Nota: Si te gusta alguno de los informes de análisis de ventas mostrados anteriormente, encontrarás la mayoría de ellos en el sitio web Coupler.io. Nuestro equipo de expertos en datos ha preparado estas y muchas otras plantillas de informes de ventas y cuadros de mando de Google Sheets para ayudarte a visualizar tus datos de forma comprensible e intuitiva. Siéntete libre de coger cualquier plantilla de informe de ventas para ti o ponte en contacto con nosotros si quieres que hagamos un panel de informes de ventas personalizado con tus especificaciones exactas.
¿Cómo hacer informes de ventas?
Antes de lanzarte a preparar o encargar un informe de ventas de una empresa, hay algunas cosas que debes tener claras. Debes tener claro el propósito de elaborar un informe y una idea de las perspectivas que quieres extraer de los datos. A continuación, tienes que resolver los aspectos técnicos de tu informe. Por último, llegará el momento de interpretar los resultados y planificar el desarrollo posterior de tu informe de ventas. Rara vez el informe inicial que elabores será el definitivo.
Informes de ventas: primeros pasos
Expongamos ahora cada uno de los pasos que debes tener en cuenta al preparar un informe de ventas.
Comprender el propósito y la audiencia del informe
Como primer paso, debes averiguar por qué estás creando el informe en primer lugar. ¿Se trata únicamente de hacer un seguimiento de los ingresos procedentes de las ventas y relacionarlos con otros datos financieros? Tal vez esperas encontrar cuellos de botella y mejorar los procesos de ventas. O tal vez el objetivo principal sea motivar a los miembros del equipo y mantenerlos al tanto de cómo van las cosas.
Por supuesto, puedes hacer todo eso, pero te recomendamos que al principio te centres más. Elabora el informe inicial, valida si cumple tus requisitos, itéralo si es necesario y amplíalo con otros informes.
En esta fase, también hay que saber quiénes son los destinatarios del informe y qué tipo de datos de ventas les interesan. A los ejecutivos de alto nivel les interesarán sobre todo los ingresos reales y previstos. Los representantes de ventas estarán ansiosos por saber cómo se comparan entre sí y qué información valiosa pueden extraer sobre sus clientes potenciales. Un director de ventas se interesará por una parte de cada uno, con especial atención al equipo que dirige.
Hay muchos datos que se pueden extraer sobre las ventas, pero muchos de ellos probablemente sean irrelevantes para el público al que va dirigido el informe. En lugar de sobrecargarlos de datos, es mejor centrar el informe en información específica para que el público pueda encontrar rápidamente lo que busca.
Nuestro panel de control de ventas creado en Looker Studio también empezó como una simple página con unas pocas métricas de ventas y un gráfico. Con el tiempo se amplió a cerca de una docena de páginas, con ricas visualizaciones y un montón de opciones para personalizar los datos mostrados a gusto del espectador. Todo el mundo que trabaja para y con ventas encuentra en ella algo valioso, y los equipos pueden utilizarla en las reuniones y fuera de ellas para supervisar su progreso, detectar rápidamente los problemas y actuar en consecuencia.
En resumen, no intentes incluir en el informe toda la actividad de ventas de que dispones. Es mucho mejor empezar poco a poco e ir creciendo.
Decidir cómo elaborar un informe
Una vez que hayas definido los objetivos del informe y sepas qué tipo de datos de ventas deseas mostrar, es hora de examinar los aspectos técnicos de la elaboración de informes de ventas. Aquí hay muchas opciones.
Lo más sencillo es utilizar las funciones de generación de informes integradas en el CRM que utilices. Todas las plataformas de ventas, incluidas las de la talla de Salesforce, Pipedrive, Zoho Sales y Monday.com, ofrecen un conjunto de análisis integrados en la plataforma. Normalmente cubren todas las métricas básicas, como número de ventas cerradas, ingresos, rendimiento por representante de ventas, desgloses por categorías, fuentes de clientes potenciales, etc. Las opciones de personalización pueden ser limitadas, pero suelen ser un buen comienzo.
Si las opciones de tu CRM te limitan, tendrás que exportar los datos a una herramienta adecuada para elaborar informes de ventas o informes en general. Pueden ser tan sencillos como una hoja de cálculo de Excel o Google Sheets (antes te mostramos un informe de embudo de ventas creado en este último) o una presentación de PowerPoint. Si te quedas con ganas de más, lo mejor es conectar los datos a herramientas de inteligencia empresarial como Looker Studio o Tableau para obtener informes avanzados en ventas.
Una cosa que también hay que decidir es cómo quieres recuperar los datos en la opción externa. Si sólo vas a preparar una presentación una vez al mes, lo mejor es copiar y pegar las métricas necesarias directamente desde el CRM. Del mismo modo, si necesitas llevar el resumen mensual de ventas a tu Excel para su posterior procesamiento, es posible que desees exportar los datos de la herramienta de ventas manualmente. Todas las herramientas ofrecen esta opción, disponible normalmente a través de archivos .csv que pueden cargarse en otra herramienta.
Sin embargo, si estás pensando en crear un cuadro de mando de informes de ventas en una hoja de cálculo o una herramienta de BI, necesitas una forma de automatizar el proceso de exportación. Exportar los datos manualmente incluso una vez a la semana sería aburrido, llevaría mucho tiempo y estaría sujeto a errores humanos. De hecho, para trabajar siempre con datos frescos, deberías optar por actualizarlos al menos a diario. La única forma viable de hacerlo es a través de medidas automatizadas.
Más información a continuación.
Analizar el resultado y planificar el siguiente paso
Una vez que dispongas de los datos, es hora de pedir la opinión de tu público. ¿Entienden lo que se muestra en el informe? ¿Responden los datos a sus preguntas? ¿Pueden encontrar rápidamente la información que les interesa? ¿Puede utilizarse el informe en su forma actual para planificar mejoras o necesitará nuevas iteraciones?
La elaboración de cualquier informe —no sólo de ventas— es un proceso iterativo. Se crea la versión inicial y se va mejorando hasta que finalmente cumple lo prometido. Por ejemplo, es posible que primero sólo extraigas las cifras de tu CRM, software de inteligencia de ventas o base de datos y que más tarde las mejores con tablas, gráficos u otras formas de visualización. Una vez que hayas entregado el informe final, es posible que ya tengas un montón de peticiones de nuevas métricas, nuevos tipos de datos, o un informe completamente nuevo para hacer a continuación. Y así sucesivamente.
Lo importante es que los datos sean claros, concluyentes y procesables.
Informes de ventas automatizados
Una opción popular para los informes de ventas automatizados es Coupler.io. Se trata de una plataforma integral de análisis de datos y automatización utilizada por miles de empresas de todo el mundo. Permite a las empresas sacar el máximo partido de sus datos y automatizar completamente sus informes de ventas y otras disciplinas.
Los conectores listos para usar de Coupler.io se basan en API. Al mismo tiempo, permite crear integraciones personalizadas con API de marketing y ventas.
Coupler.io te permite programar informes automáticos extrayendo datos de las aplicaciones que utilizas, como Salesforce CRM, Pipedrive, HubSpot o Airtable. Los datos se pueden llevar a hojas de cálculo (Excel, Google Sheets) o almacenes de datos (BigQuery) en el horario que elijas (por ejemplo, diariamente, cada hora o incluso cada 15 minutos). Con esos datos, puedes crear informes directamente en las hojas de cálculo o conectar los datos a herramientas de visualización de datos.
Y si careces de los conocimientos necesarios para crear informes de ventas tú mismo, Coupler.io también tiene algo para ti. Contamos con un gran equipo de expertos en datos que pueden crear cualquier solución de informes personalizada para ti, ya sea un cuadro de mando, automatización de datos, transformación o cualquier otro asistente de datos que se te ocurra. Juntos podemos ayudarte a visualizar los datos de tu negocio para que puedas revelar información oculta y crear los informes de ventas que necesitas.
Si te parece una buena opción, ponte en contacto con nosotros para una consulta gratuita.
Coste de los informes de ventas
El coste de los informes de ventas depende en gran medida de las herramientas que utilices y de tus necesidades.
Si utilizas las funciones de generación de informes de tus herramientas de ventas, es probable que dispongas de algunas funciones analíticas. Sin embargo, es una práctica común ofrecer sólo los análisis básicos en los planes inferiores y reservar los análisis avanzados para los planes superiores. A continuación se muestra, por ejemplo, un extracto de los precios de Salesforce Cloud.
Si decides utilizar Coupler.io para los informes de ventas, la suscripción de pago comienza a partir de 24 $/mes cuando se factura anualmente. También hay disponible una versión gratuita.
En todos los planes, tienes acceso a todas las aplicaciones de origen disponibles, incluidas Salesforce, Pipedrive y HubSpot. También puedes beneficiarte de un calendario de importación personalizable, con una frecuencia diaria en el plan Starter y hasta intervalos de 15 minutos en los planes superiores.
Hablemos de la app que se puede usar para hacer informes. Hacerlo en Google Sheets es gratis, mientras que Excel viene como parte del paquete de Office 365, aunque también está disponible como app independiente.
¿Y qué hay de las herramientas de visualización de datos? Google Data Studio es gratuito y puede servir como una potente plataforma para tus cuadros de mando de ventas. Tableau y Power Bi están disponibles con una cuota de suscripción, aunque también hay disponibles pruebas gratuitas.
Frecuencia de los informes de ventas
Algunas métricas de ventas deben supervisarse con frecuencia, incluso diariamente. Por otro lado, otras pueden requerir un plazo más largo, incluso mensual, para ser más significativos. Veamos algunos ejemplos.
Informes mensuales de ventas
Los informes mensuales de ventas se utilizan para supervisar el rendimiento de las ventas mes a mes. Es ideal para analizar los efectos de una estrategia de ventas o las tendencias que afectan a los resultados, así como las decisiones sobre productos (cambios de precios, etc.):
- Número de operaciones cerradas
- Ventas totales, así como ventas por categorías, regiones, canales, etc.
- Importe medio de las operaciones
- Cantidad de clientes potenciales en el embudo de ventas
- Duración del ciclo de ventas
Informes semanales de ventas
Los informes de ventas semanales informan sobre el rendimiento semana a semana. Son los mejores para supervisar las operaciones de venta, el cumplimiento de los objetivos de ventas y los cuellos de botella que aparecen y deben atajarse de inmediato.
- Número de operaciones cerradas
- Volumen total de ventas, así como ventas por categorías, regiones, canales, etc.
- Tasa de conversión de clientes potenciales en oportunidades
- Tasa de conversión de clientes potenciales en compras
- Número de llamadas de ventas, reuniones, etc.
- Cumplimiento de cuotas
Informes diarios de ventas
Los informes de ventas diarios son los más adecuados para el seguimiento de los KPI de los representantes de ventas: reuniones, llamadas y productividad en general.
- Informe de llamadas, incluyendo cantidad y su duración media
- Número de correos electrónicos enviados
- Tiempo de respuesta del correo electrónico
- Número de oportunidades convertidas
Exporta datos de ventas automáticamente con Coupler.io
Empieza gratis¿Qué es un informe de ventas?
Como se puede ver, hay muchas razones diferentes para hacer informes y análisis de ventas y muchas maneras diferentes de hacerlo. Veamos algunos puntos clave.
Existen dos enfoques principales para llevar a cabo un proceso de informes de ventas. Puedes utilizar las funciones de generación de informes de datos integradas en el CRM que utilices o desarrollar informes de ventas en una aplicación externa.
El uso de herramientas integradas tiene ciertas ventajas. Los informes están disponibles desde el primer momento y requieren poco o ningún esfuerzo por tu parte. Por otro lado, las opciones de personalización suelen ser limitadas. Si una métrica o un informe que te interesa no está disponible, a menudo te quedas sin opciones y tienes que conformarte con otra cosa.
Las soluciones externas de elaboración de informes tienen esa ventaja única: con un poco de esfuerzo puedes crear prácticamente cualquier informe personalizado. Puedes aprovechar docenas de métodos de visualización y obtener información mucho más profunda de tus datos. El inconveniente es que estas soluciones requieren una cierta inversión de tiempo en la configuración inicial y suelen conllevar un coste adicional.