Tener un buen plan es una cosa, pero convertirlo en realidad es otra. Cuando empieces a trabajar en la entrega del alcance, revisar e informar sobre el estado de tu proyecto es una buena manera de mantener a todas las partes interesadas al tanto del estado actual, las actualizaciones y los cambios en el plan del proyecto. Esto añade transparencia al proceso y permite detectar a tiempo los problemas que se están gestando, pero no ayudan a ceñirse al plan original.
Para la mayoría de los gestores de proyectos, los informes de estado pueden suponer un enorme quebradero de cabeza. Pero no te preocupes. Te daremos algunas buenas prácticas para crear un informe de estado sencillo pero eficaz. Y utiliza las plantillas que te proporcionamos para ahorrar mucho de tu valioso tiempo.
¿Qué es un informe de situación de un proyecto?
En pocas palabras, es un informe que comparte toda la información necesaria para que las partes interesadas comprendan el estado actual del proyecto y los principales cambios. Ofrece detalles de alto nivel sobre el proyecto. Y suele redactarse de forma concisa en una o dos páginas.
Una vez que el proyecto se encuentra en la fase de ejecución, es cuando hay que empezar a supervisar su progreso. Como gestor de proyectos, tienes que hacer algunos controles para asegurarte de que tu proyecto se ejecuta según lo previsto.
Tendrás que hacer un seguimiento periódico del avance del proyecto con respecto al plan inicial. Y otra cosa crucial es enviar informes de situación del proyecto a las partes interesadas.
Véase la siguiente ilustración de las cinco etapas de la gestión de proyectos:
¿Con qué frecuencia debes enviar un informe de situación del proyecto?
Normalmente, semanalmente. Pero puede variar en función de los requisitos. Por lo general, estos requisitos los establece el director del proyecto (o el cliente, si estás de cara al cliente).
Puede que trabajes en un proyecto con rigurosos requisitos de elaboración de informes, entre los que se incluyen:
- Informes diarios de actividad para el equipo central
- Informes semanales sobre la situación del proyecto para el patrocinador del mismo
- Informes mensuales sobre los aspectos más destacados del proyecto para el comité directivo del proyecto
Es posible que algunos proyectos sólo necesiten informes de estado cara a cara con el patrocinador del proyecto. Aun así, debes saber qué cosas debes incluir en tu actualización. ¿Por qué? Para darles una buena idea de cómo avanza el proyecto.
¿Qué debe incluir un informe de situación de un proyecto?
En tu informe de situación, debes facilitar la información necesaria para gestionar el proyecto con eficacia. Pero ten en cuenta que un informe de situación debe ser sencillo, fácil de entender y debe llevar poco tiempo completarlo (y leerlo).
Como mínimo, tu informe de situación debe contener la siguiente información:
- Detalles del proyecto
- Estado general del proyecto
- Riesgos y problemas
- Acciones / ayuda necesaria
Y aquí hay algunos elementos opcionales que puede ser útil incluir:
- Visión del proyecto
- Previsión
- Comentarios
- Resumen de los trabajos realizados en este periodo
- Resumen de las obras previstas para el próximo periodo
- Próximos eventos
- Calendario del proyecto
El calendario del proyecto puede incluir los siguientes puntos que permiten estimar si el plan va por buen camino:
- Retrasos y motivos
- Trabajo en curso
- Comparación del plan de horas/hombre/fechas del calendario
- % de horas/hombre/presupuesto utilizado
- % de tiempo de calendario utilizado
- % del presupuesto previsto para las tareas cerradas (Si gasta la mitad del presupuesto en el primer 10% del calendario previsto -> es muy probable que haya subestimado el presupuesto. Si se pasa la mitad del proyecto, mientras que sólo se gasta el 20% del presupuesto, es probable que no termine el proyecto a tiempo).
- Tareas
- Tareas completadas
- Tareas en curso
- Próximas tareas
- Nuevas tareas
- Tareas canceladas
- Cualquier HITO que cambió de fecha
- Bloqueadores
- Calidad del proyecto
- Tareas completadas frente a errores encontrados
Ve el siguiente ejemplo de un informe de estado sencillo que funciona:
Y he aquí lo más destacado de los elementos del informe anterior:
#1: Detalles del proyecto
En esta sección, añade el nombre del proyecto y el nombre del gestor del proyecto. Puedes añadir otros detalles, como la fecha del informe y el nombre del cliente (si lo hay). Una organización puede tener muchos gestores de proyectos y varios proyectos. Por tanto, distingue tu proyecto y a ti mismo de los demás.
#2: Estado general del proyecto
Enumera los indicadores de éxito o KPI de tu proyecto y su estado en función de los entregables actuales. A continuación, figuran algunos indicadores comunes que darán a las partes interesadas una buena idea de la salud general del proyecto:
- Alcance – ¿Se han introducido y gestionado cambios en el alcance?
- Calendario – ¿Vamos por buen camino con el calendario del proyecto?
- Presupuesto – ¿Estamos dentro del presupuesto? ¿Queda presupuesto suficiente?
Además, ten en cuenta que todas las partes interesadas deben estar de acuerdo con los KPI enumerados para evitar ambigüedades sobre el “verdadero” estado del proyecto.
Una forma habitual de describir los estados es utilizar “informes de semáforo”, también conocidos como RAG por los colores rojo, ámbar y verde. Define lo que significa verde, ámbar y rojo porque cada persona puede tener una interpretación diferente. He aquí un ejemplo:
- Verde: va por buen camino o según lo previsto.
- Ámbar (o amarillo): para algunos riesgos o problemas presentes.
- Rojo: si parece que no estás consiguiendo el resultado deseado.
Los distintos tipos de proyectos pueden requerir un ajuste de las definiciones.
Nota: le sugerimos que acuerdes si el rojo muestra la diferencia no deseada entre el estado real y el plan inicial o entre el estado real y el reportado en el plan del informe anterior. A veces es importante ver sólo si algo difiere del estado aprobado anteriormente, de lo contrario siempre se pueden ver indicadores rojos desde el inicio del proyecto.
#nº 3: Riesgos y problemas
Enumera sólo los riesgos urgentes (problemas potenciales que pueden producirse en el próximo periodo del informe) que requieren el apoyo de la dirección para aprobar una respuesta necesaria.
He aquí algunos ejemplos de riesgos habituales en los proyectos:
- La organización no está preparada para un cambio planificado
- Personas clave que abandonan la organización
- Falta de comunicación entre las partes interesadas
- El calendario del proyecto no se entiende claramente
Enumera también los problemas nuevos e importantes (riesgos que se hayan producido) que afecten al alcance, el plazo y/o el presupuesto.
Nota: Comprendemos que los ejemplos de riesgo anteriores puedan parecer “infantiles”. Era simplemente para darte una idea de lo que son los riesgos de un proyecto. Sin embargo, cada empresa suele tener su propia norma para registrar e informar de los riesgos. Es un tema enorme y no se tratará en este artículo.
#4: Se necesita ayuda
Enumera las medidas necesarias para resolver los problemas. Esta sección es de vital importancia. Es tu oportunidad de solicitar la ayuda necesaria para cambiar un estado ámbar o rojo a verde.
Aunque tu estatus sea verde, es posible que necesites algún tipo de ayuda para mantenerlo.
Consejo: Clasifica tus solicitudes en “Imprescindible”, “Necesario” y “Agradable”. En la mayoría de los casos, los jefes de proyecto tienden a clasificar todas las necesidades de apoyo como “imprescindibles”. Pero no abuses de esta clasificación si no quieres que los interesados ignoren tu urgencia.
No todo puede ser siempre prioritario, ¿verdad?
#5: Previsión
Utiliza esta sección para compartir tu visión de hacia dónde se dirige el proyecto.
Por ejemplo, puedes indicar que el alcance del proyecto está actualmente en verde. Sin embargo, si no se obtiene la ayuda necesaria, es probable que el siguiente informe de situación refleje un estado ámbar, o incluso rojo.
#6: Comentarios
¿Tienes alguna idea pertinente sobre el proyecto? Si es así, compártela aquí.
También puedes aprovechar esta sección para aplaudir los esfuerzos de las principales partes interesadas que contribuyen al proyecto y tienen un impacto positivo.
¿Por qué es importante un informe de situación del proyecto?
Un informe de situación del proyecto revela el estado general del proyecto, los riesgos, los problemas y las medidas necesarias. Y, lo que es más importante, indica si el proyecto va por buen camino o no.
He aquí otras ventajas:
- Para los patrocinadores del proyecto, el informe de situación es su única ventana al estado del proyecto. Además, leyendo este informe pueden percibir si hay algún tipo de estrés o frustración que afecte a la moral del equipo. Comprobar los sentimientos de la gente es tan importante como comprobar lo que están haciendo.
- Para los clientes, el informe de situación les da una idea de si su dinero está aportando valor o no. En caso afirmativo, puede darles confianza y garantizar la continuidad de los pagos.
- Para los gestores de proyectos, la creación de informes de situación les permite reflexionar sobre el estado del proyecto y hacia dónde se dirige. Además, pueden pedir ayuda si la necesitan, sin interrumpir el proceso de trabajo de otras partes interesadas.
Los informes de situación son fundamentales para el éxito de un proyecto. Como gestor de proyectos, debes ser capaz de crear un formato de informe sencillo y fácil de entender. Además, el informe debe contener la información necesaria y comunicar el estado “correcto”.
Cómo planificar y redactar un informe de situación de un proyecto
Ahora que has comprendido la importancia de un informe de situación y los elementos que debe incluir, ha llegado el momento de redactarlo.
Planifica tu informe teniendo en cuenta dos objetivos: sencillez y funcionalidad. Te recomendamos que sigas los pasos que se indican a continuación.
Paso 1: Recopilar datos
Recopila la información que necesitas para crear el informe. Es posible que tengas que recopilar datos de aplicaciones de gestión de proyectos, aplicaciones de hojas de horas, aplicaciones de contabilidad, cronogramas de proyectos, diagramas de Gantt e incluso correos electrónicos.
Si estás interesado en importar datos de diferentes fuentes a Google Sheets, nuestra herramienta de integración, Coupler.io, puede ayudarte. Con Coupler.io, puedes importar datos (y establecer la actualización automática de datos) de múltiples fuentes, tales como:
Además, no olvides recopilar todas las métricas que indican el rendimiento de tu proyecto. Puede que necesites hacer un seguimiento de tus notas, actas de reuniones y correos electrónicos para ver si hay alguna métrica nueva que debas añadir a tu informe, o cualquier otra información importante.
Paso 2: Determinar el estado del proyecto
Una vez obtenidos los datos, hay que analizarlos y determinar el estado del proyecto. Supongamos que utilizas el método RAG: determina en qué punto se encuentra cada métrica: rojo (malo), ámbar (hay problemas/riesgos) o verde (todo va bien).
Consejo: No tengas miedo de codificar el estado como ámbar y pedir ayuda pronto. Los informes de estado en ámbar dan al gestor del proyecto y al equipo la oportunidad de abordar los problemas antes de que se conviertan en bloqueos.
Paso 3. Busca actualizaciones adicionales de las partes interesadas
Consulte a tus interlocutores para ver si tienen alguna actualización o detalle adicional que añadir.
Consejo: Anima a las partes interesadas a informar de cualquier problema que pueda afectar al calendario del proyecto. Esto puede evitar que los estados cambien de verde a rojo sin previo aviso.
Paso 4. Planificar el esquema
Debes saber qué información incluir y en qué orden. Los distintos lectores pueden esperar formatos de informe diferentes. Por ejemplo, ten en cuenta que un informe redactado para el patrocinador de un proyecto puede contener información adicional que difiera de un informe redactado para el equipo central.
Consejo: No tienes que crear un informe de situación desde cero. Hay muchas plantillas disponibles, así que elige una, si quieres. Puedes reordenar o eliminar las secciones que quieras, ¡y ya estás listo para empezar a escribir!
Paso 5. Redactar un primer borrador de informe
Sigue tu esquema y empieza a escribir. Trabaja rápido en tu primer borrador. No te preocupes si el primer borrador es feo, ni por las faltas de ortografía o la corrección gramatical. La perfección no es el objetivo del primer borrador 😉
Paso 6. Edita/revisa tu informe
Busca la precisión y un informe de situación fácil de leer. Comprueba y vuelve a comprobar todas las secciones del informe:
- El nombre del cliente, el período del informe y la fecha del informe
- Exactitud de los estados que indican la salud del proyecto
- Exactitud de las cifras (por ejemplo, si se muestra el presupuesto o la cantidad real gastada en dólares).
- Jerga técnica innecesaria
- Errores ortográficos y gramaticales
Demuestra a tu equipo y a tus clientes que prestas atención a los detalles en todos los aspectos de tu informe de situación.
Paso 7. Enviar el informe
Por fin, el informe de estado del proyecto está listo para enviarse. Supongamos que creas el informe utilizando Google Sheets. La forma más sencilla es simplemente compartir un enlace a tu documento. O puedes imprimirlo en formato PDF y distribuirlo por correo electrónico, Slack, etc. Otra forma es entregarlo en una reunión de equipo o en una reunión cara a cara.
Paso 8. Pide su opinión
Pregunta a tus interlocutores si entienden el informe o si tienen alguna duda al respecto. Si algo no está claro, pídeles que te den su opinión. Comprueba de vez en cuando si hay algo que puedas recortar, añadir o mejorar para que tus informes de situación les sirvan mejor. 🙂
Mejores prácticas para los informes de situación de los proyectos
En la gestión ágil de proyectos, elaborar informes y mantener actualizada la información del proyecto es de vital importancia. Al mismo tiempo, los informes de estado pueden consumir mucho tiempo.
Debe completar cada sección buscando la información en correos electrónicos, canales de mensajería, actas de reuniones, herramientas de seguimiento y documentación del proyecto.
Evita quebraderos de cabeza siguiendo las buenas prácticas que se indican a continuación:
#1. Utiliza un formato sencillo
Lo mejor sería empezar por desarrollar un formato sencillo de informe de situación que sea fácil de entender y lleve poco tiempo escribir (y leer). Y, a menos que sea absolutamente necesario, asegúrate de que el informe de situación de tu proyecto no tenga más que una o dos páginas.
¿Quién va a leer un informe de situación de 10 páginas que incluye la historia y los antecedentes del proyecto? Los informes de situación demasiado largos corren el riesgo de que las partes interesadas los pasen por alto y se pierdan detalles importantes. O, peor aún, que no los lean.
#2. Utilizar plantillas
No es necesario reinventar la estructura cada vez. Echa un vistazo a las plantillas que hemos compartido. Así que, cuando se trata de informes de estado, no debería tomarte más de una hora poder crearlo.
#3. Mantén la documentación del proyecto estructurada y actualizada
Estructura y mantén al día todos los documentos pertinentes de control del proyecto. Así, elaborar un informe de situación debería ser una simple actividad de copiar y pegar, seguida de un pequeño esfuerzo por añadir algunos comentarios.
#4. Ten siempre a mano un informe de situación
No crees un informe de situación en la última hora antes de enviarlo. En su lugar, ten un documento en curso que actualizas siempre que se producen reuniones u otros acontecimientos importantes en tiempo real. De este modo, también estarás preparado por si alguien necesita un informe de situación inmediato ?
#5. Redactar informes de situación específicos
Asegúrate de que tu informe está bien orientado. Conoce a tu público porque es la mejor manera de que tu informe de situación tenga impacto y produzca resultados. Diferentes lectores pueden tener diferentes intereses en lo que quieren saber sobre tu proyecto.
Plantillas de informes de situación de proyectos empresariales (GRATIS)
Echa un vistazo a algunas de las plantillas de informes de estado funcionales y sencillas que compartimos a continuación. Para empezar, haz una copia haciendo clic en Archivo > Hacer una copia en el menú.
Nota: También sugerimos que crees una pestaña separada para cada informe de estado. Así, podrás comparar el historial del estado del proyecto en una sola hoja de cálculo.
#1. Plantilla de informe semanal de estado de gestión de proyectos
Utiliza la siguiente plantilla de informe semanal de estado del proyecto para obtener una instantánea semanal del progreso de tu proyecto. Esta plantilla permite introducir el estado general del proyecto y el estado de cada indicador clave, problemas y acciones de resolución, y riesgos y acciones mitigadoras. También puedes añadir información sobre las tareas completadas esta semana, los planes para la semana siguiente y el calendario del proyecto.
Plantilla de informe semanal de gestión de proyectos en Google Sheets
#2. Plantilla de informe mensual de situación de la gestión de proyectos
Utiliza esta plantilla para mostrar la situación general de tu proyecto mes a mes. Esta plantilla te permite centrarte más en las métricas clave, los principales riesgos y problemas, y la ayuda necesaria para resolverlos.
Plantilla de informe mensual de estado de gestión de proyectos en Google Sheets
#3. Plantilla de informe diario de progreso del proyecto
Utiliza esta plantilla para mostrar tu progreso diario a compañeros de trabajo o clientes. Introduce el estado de progreso general de hoy, los retrasos y cada una de las tareas en las que has trabajado hoy.
Plantilla de informe diario de progreso del proyecto en Google Sheets
#4. Plantilla de informe de estado de proyecto Agile
Utiliza esta plantilla para informar del estado actual de tu proyecto Agile. Muestra el estado general del proyecto, el movimiento de las tareas, los riesgos y los problemas. Si es necesario, también puedes incluir un gráfico de avance.
Plantilla de informe de estado de proyecto Agile en Google Sheets
#5. Plantilla de informe de situación de proyecto múltiple
Utiliza esta plantilla para dar una visión general del estado de varios proyectos a la vez. Puedes introducir el estado general de cada proyecto, el % de finalización, la cartera financiera, los riesgos y problemas, y la ayuda necesaria. También puedes mostrar el estado de los indicadores clave de cada proyecto.
Plantilla de informe de estado de varios proyectos en Google Sheets
#6. Plantilla de informe de situación del proyecto de TI
Utiliza esta plantilla de estado de proyecto de TI para hacer un seguimiento del estado de tu proyecto, incluida una descripción más detallada de los riesgos y problemas. También puedes añadir evaluaciones de solicitudes de cambio y decisiones, si es necesario.
Plantilla de informe sobre el estado de un proyecto informático en Google Sheets
#7. Plantilla de informe ejecutivo de proyecto
Utiliza esta plantilla de informe ejecutivo de proyecto para ofrecer un resumen de alto nivel del progreso de tu proyecto. Incluye una visión general del proyecto y un resumen financiero cuando sea necesario.
Plantilla de informe ejecutivo de proyecto en Google Sheets
Ventajas e inconvenientes de utilizar plantillas de informes de situación de proyectos
Pros
- Ahorra tiempo. Por supuesto, una plantilla es sólo un punto de partida, pero puede ahorrarte mucho de tu valioso tiempo. En lugar de perder el tiempo mirando un documento vacío, ¿por qué no empezar con una plantilla? Además, podrás centrarte más en el contenido que en el formato.
- Ayudan a establecer expectativas. Si eres un gestor de proyectos nuevo, las plantillas pueden darte una buena idea de la información que esperan los lectores.
- Captura las mejores prácticas. Las plantillas de informes de estado recogen las mejores prácticas sobre qué información debe incluir en su informe (y cómo estructurarlos).
Contras
- Puedes perder el tiempo si caes en la tentación de rellenar todas las secciones, cuando algunas de ellas podrían no ser necesarias para tu proyecto. Además, si dedicas demasiado tiempo a modificar la plantilla para intentar “encajar” tu proyecto en el formato definido, déjalo y empieza de cero.
- Las plantillas no son específicas. Cuanto más amplio sea el público al que se dirige una plantilla de informe de situación, menos centrado estará el informe. También es posible que la plantilla no cubra las necesidades específicas de un determinado público. Al utilizar una plantilla, es probable que tengas que ajustarla un poco aquí y allá.
Las plantillas son estupendas para empezar. Elige una plantilla que te guste y la que te parezca más adecuada para tu proyecto. Después, modifícala según sea necesario.
Pide siempre opiniones sobre tu informe. ¿Falta información o hay secciones innecesarias? ¿Es suficientemente claro el informe y tiene un formato aceptable?
Esperamos que este artículo, junto con las plantillas proporcionadas, pueda ayudarte en la gestión de tu proyecto. Buena suerte con tu proyecto.
