HubSpot impone límites al número de cuadros de mando e informes en uso. Esto dificulta enormemente que las empresas obtengan una visión holística de su rendimiento de ventas y marketing. Por suerte, existen plantillas de cuadros de mando listas para usar que permiten convertir los datos brutos en informes significativos.
Este artículo explora las plantillas de informes de HubSpot imprescindibles para equipos de marketing y ventas, ejecutivos y propietarios de empresas. También ofrecemos consejos sobre cómo hacer que estos cuadros de mando se actualicen automáticamente para que puedan proporcionar información en tiempo real sobre tu negocio.
Las 5 mejores plantillas de informes de HubSpot para un análisis de datos eficiente
1. Plantilla de informes HubSpot por Coupler.io
Este panel de CRM para HubSpot permite analizar el rendimiento de los representantes de ventas. Será especialmente útil tanto para los directores de ventas como para los responsables ejecutivos de la toma de decisiones.
Información clave disponible en el cuadro de mandos
- Explora los KPI de ventas generales: resumen de ventas, porcentaje de acuerdos cerrados y ganados, y ciclo medio de acuerdos. Esta información proporciona una visión global de los procesos de ventas.
- Ve el trabajo en curso y la productividad de cada vendedor con pipelines de ventas y tablas comparativas de agentes. Presta atención a los acuerdos cerrados, incluidos los ganados y los perdidos, para detectar a los agentes con mejor y peor rendimiento.
- Observa cuántos acuerdos se encuentran en cada fase para los tipos de nuevo negocio, asociación, venta ascendente y reactivación. Sigue y compara el número de operaciones ganadas y perdidas cada mes.
- Determina qué fuente aporta clientes que hacen los mayores tratos analizando los ingresos generados por las fuentes online y offline.
- Analiza las operaciones no cerradas explorando la probabilidad de venta, el importe de la operación y el tipo de operación. Identifica los problemas comunes de las operaciones perdidas para abordarlos de forma proactiva en las principales operaciones abiertas para aumentar los ingresos.
- Examina las operaciones ganadas para saber qué tipos de empresas generan ingresos y en qué sectores operan.
Cómo utilizar esta plantilla
En la página de la plantilla, ve a la pestaña Readme y sigue las instrucciones sobre cómo copiarla y configurarla. El conector integrado Coupler.io cargará tus datos de HubSpot CRM y creará un informe basado en esta plantilla en Looker Studio.
2. Cuadro de mando de captación de clientes para HubSpot por Coupler.io
Esta plantilla de informes de HubSpot ayuda a los departamentos de marketing y ventas a analizar la eficacia de sus campañas promocionales en las tasas de captación de clientes. Combina datos sobre el gasto y el rendimiento de los anuncios, las interacciones de los usuarios de GA4 y los contactos de HubSpot.
Información clave disponible en el cuadro de mandos
- Calcula las tasas de conversión de cada etapa del embudo y compáralas con los valores de referencia del sector. Si las tasas están por debajo de la media, identifica las posibles razones de las fugas del embudo. A partir de esta información, crea y prueba hipótesis para mejorar las conversiones y aumentar los ingresos de tu empresa.
- Examina las tasas de conversión de cada mes para descubrir cualquier correlación entre las campañas publicitarias y las actividades de generación de clientes potenciales. Determina los meses con mejores resultados y evalúa qué iniciativas de marketing han generado buenos resultados. Ajusta tus campañas en curso para garantizar mejores tasas de conversión y rendimiento de ventas.
- Observa las métricas en las diferentes etapas del embudo para varios países y determina qué país representa el mejor retorno de la inversión. Esta información ayudará a centrar las actividades de marketing en los países con mejores resultados.
- Ve cómo tu gasto en publicidad se correlaciona con los principales KPI, como CPM, CPC, coste por contacto, nuevos usuarios y otros. Esta información te ayuda a decidir en qué canales publicitarios merece la pena invertir y en cuáles no.
Cómo utilizar esta plantilla
Una vez que llegues a la página de la plantilla de informe de HubSpot, consulta las instrucciones para su configuración en la pestaña Readme. Conéctate a tu cuenta de HubSpot, plataformas de anuncios y GA4 mediante el conector Coupler.io integrado y carga los datos en el informe con actualizaciones periódicas incluidas.
3. Plantilla de informe de ventas de HubSpot por Coupler.io
Esta plantilla de informe de HubSpot proporciona un análisis detallado de los KPI de ventas, centrándose en los acuerdos cerrados (tanto ganados como perdidos), el pipeline de ventas y el rendimiento del equipo. Esta información permite a las empresas identificar las razones de los fracasos en las ventas y proponer ideas sobre cómo mejorarlas.
Información clave disponible en el cuadro de mandos
- Inspecciona la dinámica de los acuerdos cerrados durante los últimos 12 meses para identificar patrones estacionales en las ventas y descubrir cualquier correlación de los acuerdos cerrados con otras actividades de marketing, campañas y aumento del equipo.
- Revisa los detalles de los tratos perdidos en los últimos 12 meses para identificar las principales razones de los mismos. Identifica qué representantes de ventas tienen un número elevado de tratos perdidos. Con toda esta información a mano, elabora un plan sobre cómo aumentar las tasas de conversión y las ventas.
- Examina cada etapa del embudo en la pestaña “Canal de ventas” y calcula las tasas de conversión correspondientes. Revisa la previsión para descubrir las operaciones abiertas más prometedoras y céntrate en ellas.
- Explora los logros de cada vendedor y compárelos. Comunícate con cada agente para desvelar las razones del alto rendimiento y de los bajos resultados. Esta información te ayudará a diseñar y aplicar las mejores prácticas para el equipo de ventas y a evitar planteamientos ineficaces.
Cómo utilizar esta plantilla
Cuando llegues a la página de la plantilla, consulta las instrucciones de uso en la pestaña Readme. Conéctate a tu cuenta de HubSpot con el conector incorporado de Coupler.io y carga los datos en el informe. Programa actualizaciones de datos recurrentes para mantener tu informe constantemente actualizado con datos frescos.
La plantilla de informe HubSpot de Databox permite a los responsables de marketing y a los ejecutivos de empresas analizar las interacciones de los usuarios en las plataformas de medios sociales. Muestra el número de sesiones, nuevos seguidores y “me gusta” en los canales de redes sociales durante el periodo de tiempo seleccionado. Los datos de las sesiones se extraen de HubSpot, mientras que los seguidores y los me gusta se toman de las plataformas Instagram, Facebook, Twitter y LinkedIn.
Información clave disponible en el cuadro de mandos
- Supervisa la tasa de crecimiento de seguidores a lo largo del tiempo observando el desglose diario de seguidores de Facebook, LinkedIn, Instagram y Twitter. Esta información te ayuda a alinear tus campañas publicitarias con la participación de los usuarios. Concentra tus esfuerzos en los canales de redes sociales en los que tu público objetivo es activo.
- Explora el número de sesiones de Facebook, LinkedIn, Twitter e Instagram. Comprueba en qué se diferencian las sesiones del periodo actual de las del anterior. Esta información es útil para identificar los canales de las redes sociales que aportan más tráfico a tu sitio web.
- Observe la correlación entre la sesión y las interacciones del usuario. Esto te ayudará a decidir cómo distribuir los esfuerzos de marketing entre los distintos canales de marketing.
Cómo utilizar esta plantilla
Sigue el siguiente enlace y haz clic en Get This Dashboard for Free. Antes de configurar esta plantilla, crea una cuenta de Databox y configura las fuentes de datos (HubSpot Marketing, Facebook Pages, Instagram Business, LinkedIn Company Pages y X (Twitter)). El sistema configurará automáticamente este panel de control para ti.
5. Plantilla de informe SEO HubSpot
La plantilla de informe SEO ha sido diseñada por HubSpot para obtener información sobre las búsquedas en tu contenido. Se centra principalmente en grupos de temas, tipos de contenido, volumen de búsqueda mensual y estado de publicación. Este informe es útil para especialistas en SEO, vendedores y creadores de contenido.
Información clave disponible en el cuadro de mandos
- El informe de progreso muestra el número de contenidos publicados, en curso y no iniciados dentro de todos los grupos temáticos. Esta información es valiosa para obtener una visión global de la implementación de tu estrategia de contenidos.
- Observa la distribución de los tipos de contenido a lo largo de tu estrategia. El desglose de contenidos proporciona una idea de dónde se invierten la mayoría de tus esfuerzos.
- Lleva un registro de las tareas de contenido en curso y de las que aún están pendientes.
Cómo utilizar esta plantilla
Sigue el siguiente enlace para descargar esta plantilla de HubSpot. Está disponible en dos versiones: para Google Sheets y para Excel. En la pestaña Home de esta plantilla, sigue las instrucciones paso a paso sobre cómo utilizarla.
¿Cuáles son las métricas clave que se deben utilizar en una plantilla de informe de HubSpot?
Cuando crees informes de HubSpot desde cero o utilices plantillas prediseñadas, asegúrate de tener a mano estas siete métricas.
1. Índice de conversión (CR)
Este KPI es sencillo pero potente, y se utiliza para evaluar las actividades de ventas y marketing. CR muestra el porcentaje de usuarios que han realizado una acción deseada (por ejemplo, pasar de una fase del embudo de ventas a otra).
La fórmula CR anterior es un ejemplo general, pero puede adaptarse fácilmente para calcular conversiones en diferentes circunstancias. Por ejemplo, puedes utilizarla para determinar la relación entre el total de impresiones en anuncios y el número de clientes conseguidos. Para ello, pon el número de todas las impresiones en el numerador y el número total de clientes convertidos en el denominador.
2. Coste por clic (CPC)
El CPC es un KPI crucial para medir el rendimiento de la publicidad digital. Muestra la cantidad gastada en cada clic de anuncio en motores de búsqueda o redes sociales. El CPC ayuda a evaluar la eficacia de las campañas publicitarias.
3. Coste por cliente potencial (CPL)
La métrica CPL muestra la eficacia de tus campañas de marketing en términos de su poder de generación de clientes potenciales. En términos sencillos, muestra cuánto dinero gastas para llevar a un usuario al estado de ser un posible cliente con una alta probabilidad de convertirse en cliente.
Calcule su CPL y compáralo con la media del sector. Si es superior al valor de referencia, debes reducir el gasto en captación de clientes potenciales.
Ten en cuenta que el CPL debe ser siempre inferior al coste de las ventas para que las empresas sigan siendo rentables. Puede haber excepciones en el caso de nuevas empresas que acaban de entrar en el mercado.
4. Coste de adquisición de clientes (CAC)
Esta métrica es similar al CPL, aunque muestra la cantidad total gastada en cada cliente adquirido. Permite a las empresas evaluar la eficacia de las actuales estrategias de marketing y ventas.
Los gastos de ventas y marketing incluyen los costes de publicidad, los salarios de los miembros del equipo y otros gastos asociados.
Un CAC bajo significa que adquieres clientes con poco gasto, lo que potencialmente puede traducirse en una mayor rentabilidad.
5. Retorno de la inversión en marketing
La métrica del ROI es un indicador fundamental para evaluar cualquier área de negocio, incluido el marketing. Demuestra la relación entre los ingresos generados por la campaña y los costes totales invertidos en ella.
El ROI de marketing tiene en cuenta el número de clientes potenciales y clientes generados por cada campaña. También se centra en los nuevos ingresos obtenidos como rendimiento de las actividades de marketing implementadas.
6. Tasa de ventas ganadas
Se trata de un KPI sencillo pero muy eficaz para medir el rendimiento de todo el departamento de ventas, así como de cada agente individual. La tasa de ventas ganadas muestra la relación entre las operaciones ganadas, en las que un cliente potencial se convierte en cliente, y el número total de operaciones cerradas, tanto exitosas como perdidas.
7. Duración media del ciclo de ventas
Esta métrica muestra la duración media de una venta, desde el primer contacto hasta el cierre. Comprender el ciclo de ventas a través de esta métrica te ayudará a optimizar las actividades de ventas.
Puedes evaluar el rendimiento de los agentes de ventas teniendo en cuenta cuánto tarda cada agente en cerrar un trato. Ve cómo la duración del ciclo individual afecta más a las tasas de abandono y retención de clientes. Por ejemplo, si un ciclo de ventas corto se traduce en una alta tasa de rotación de clientes, entonces tiene sentido no precipitarse y dedicar más tiempo a guiar a un cliente potencial a través del embudo de ventas.
¿Cómo crear y automatizar informes personalizados?
Crear un cuadro de mando desde cero es ciertamente más exigente que utilizar plantillas de informes de HubSpot listas para usar. Afortunadamente, con la plataforma Coupler.io, puedes recopilar fácilmente datos de HubSpot y transformarlos en informes de marketing significativos en la aplicación de destino que elijas. Tienes la opción de utilizar aplicaciones de hojas de cálculo, almacenes de datos y herramientas de BI como Looker Studio, Power BI, Tableau y Qlik.
Crear informes de HubSpot con Coupler.io sólo lleva un par de minutos.
Paso 1. Recopilar datos de HubSpot
Para empezar, selecciona HubSpot en la lista de fuentes y elige el destino preferido en la lista desplegable. Haz clic en Proceed y regístrate para obtener una cuenta de Coupler.io de forma gratuita, sin necesidad de tarjeta de crédito.
Si ya tienes una cuenta en Coupler.io, sólo tienes que iniciar sesión y continuar.
Conéctate a su cuenta de HubSpot y proporciona todos los ajustes necesarios. Esto incluye las entidades de datos para la importación, la configuración de filtrado, el período de presentación de informes y otros.
Paso 2. Transformar y organizar los datos
En esta fase, revisa los datos extraídos y elabóralos si es necesario. Couper.io ofrece múltiples opciones para transformar y organizar los datos:
- Reorganizar, ocultar y añadir columnas.
- Modificar los nombres de las columnas.
- Filtrado y clasificación de datos.
- Aplicación de fórmulas personalizadas para crear nuevas métricas.
- Combinar datos de varias cuentas de HubSpot u otras fuentes.
Una vez que los datos parezcan correctos, pasa a la pestaña Destination.
Paso 3. Cargar datos y programar la actualización
Dependiendo de la aplicación de destino seleccionada, sigue las instrucciones en pantalla para conectarla y cargar allí los datos de HubSpot. Todo se realiza a través de una interfaz visual, sin necesidad de codificación.
Coupler.io ofrece actualización automática de datos, lo que te permite enviar datos de HubSpot a tu informe de forma regular. Si estás interesado en que los informes se actualicen automáticamente, puedes volver al importador y activar la opción Automatic data refresh. A continuación, selecciona el intervalo de tiempo para las actualizaciones, que van desde 15 minutos hasta cada mes.
Una vez ejecutado el importador, el informe se rellenará con los datos de la aplicación de destino. Configura el informe añadiendo gráficos, tablas y otros elementos visuales a tu elección.
Seguimiento del rendimiento de marketing y ventas con las plantillas de informes de HubSpot
Las actividades de marketing y ventas no solo tienen que ver con los ingresos, sino también con la inversión en la adquisición de clientes potenciales y clientes. Las plantillas de informes de HubSpot te permiten evaluar si tus actividades de marketing van por buen camino. Gracias a Coupler.io, incluso la creación de informes propios se convierte en una tarea fácil gracias a su interfaz sin código y a los conectores preconfigurados, incluidos los de HubSpot y las herramientas de análisis.
Un gran aspecto de las plantillas de informes de HubSpot listas para usar es que vienen precargadas con métricas y pueden recopilar datos de HubSpot, GA4 y plataformas de anuncios con un solo clic. Esta combinación de datos de diferentes plataformas de marketing y publicidad te ayuda a determinar si la inversión de tu campaña actual está produciendo suficientes beneficios.
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