Supongamos que estás analizando un informe de ventas de un producto. Si sólo utilizas visualizaciones de tablas o matrices, resultará difícil extraer conclusiones razonables. Puede cansar la vista buscar la cifra numérica de cada fila. Ahora imagina el mismo informe, pero con diferentes colores de fondo (verde a rojo) para las cifras de ingresos de mayor a menor. Mucho mejor, ¿verdad? Bueno, esto se puede lograr mediante el uso de formato condicional en Power BI.
Permite establecer dinámicamente el formato (como el color de fondo, el color del texto, etc.) de las celdas de la tabla y otras visualizaciones basándose en condiciones. El formato condicional de Power BI ayuda a resaltar valores o datos específicos y facilita la lectura de los informes de Power BI. En esta entrada de blog, aprenderemos a utilizar el formato condicional de Power BI para diferentes visualizaciones, junto con algunos consejos de expertos al final.
¿Cómo aplicar formato condicional a una tabla/matriz en Power BI?
En Microsoft Power BI, el formato condicional se utiliza principalmente para tablas y matrices. Puede establecer dinámicamente los siguientes tipos de formato para columnas de tablas o valores de matrices en función de condiciones, datos o valores específicos:
- Color de fondo: Cambia el color de fondo de la celda
- Color de fuente: Cambia el color del texto/fuente de los valores
- Barras de datos: Mostrar barras para los valores de las celdas
- Iconos: Mostrar iconos en función de los valores de la celda
- URL web: Convierte el valor del campo en URL web (enlace activo)
Veamos ahora cómo aplicar formato condicional a una tabla o matriz en Power BI a través de un tutorial de ejemplo.
Supón que tienes una tabla de ventas de productos que contiene columnas para el nombre del producto, el precio, el número de pedidos y los ingresos totales. Y deseas cambiar el color de fondo de la columna de ingresos en función de su valor.
Conectar fuentes de datos a Power BI
En primer lugar, tendrás que añadir una fuente de datos al informe. Puedes elegir un conjunto de datos existente disponible en tu organización o conectar nuevas fuentes de datos. Power BI soporta conectores nativos para múltiples tipos de fuentes de datos. Puedes ir a Inicio > Obtener datos y configurar las fuentes de datos que deseas conectar.
Sin embargo, la lista de conectores nativos de Power BI es bastante limitada. Para mejorarla, utiliza Coupler.io, que admite la conexión a Power BI de más de 50 aplicaciones. Puedes combinar datos de múltiples fuentes, transformar los datos sobre la marcha y automatizar la actualización de datos en una sola interfaz.
Pruébalo tú mismo Selecciona la aplicación de origen necesaria en el siguiente formulario y haz clic en Continuar. Empieza por crear una cuenta gratuita en Coupler.io.
Crear visualización y aplicar formato condicional en Power BI
Una vez que tus datos estén disponibles en Power BI, selecciona la tabla/matriz a la que deseas aplicar el formato condicional. Ve al panel Visualizaciones y haz clic en el icono del menú desplegable situado junto al valor. Selecciona Formato condicional y elige el tipo de formato que deseas aplicar.
En este ejemplo, estamos aplicando el formato “Color de fondo” a la columna Ingresos.
A continuación, aparecerá un cuadro de configuración del color de fondo. Aquí puedes configurar el estilo de formato, la base del formato, los colores, etc.
En este ejemplo, estamos aplicando una escala de color de blanco a azul a los fondos de las celdas. Esto significa que los fondos de las celdas se colorearán de blanco a azul dependiendo de sus valores en orden creciente. Para este tipo de formato, también puedes definir los valores más altos o más bajos.
Haz clic en “Aceptar” para aplicar el formato condicional en la tabla de Power BI.
Aquí está el resultado:
Ahora puedes ver el fondo de cada celda coloreado según su valor en la columna de ingresos.
Del mismo modo, también puedes aplicar formato de color condicional en tablas/matrices de Power BI basándote en reglas personalizadas o valores de campo específicos.
Nota: La aplicación de formato condicional a los visuales de Power BI anulará cualquier fondo personalizado o color de fuente aplicado a la celda.
¿Cómo aplicar formato condicional a otros visuales en Power BI?
El formato condicional de Power BI también puede aplicarse a otras visualizaciones. Puedes definirlo haciendo clic en el botón “fx” situado junto a las propiedades visuales correspondientes.
Veamos cómo aplicar el formato condicional de Power BI a Tarjetas y Gráficos de Barras.
Formateo condicional de la tarjeta Power BI
Puedes aplicar formato condicional a una tarjeta de Power BI para cambiar el color del texto, el fondo, el borde y la sombra.
Por ejemplo, tienes una tarjeta que controla los ingresos totales. Y deseas cambiar su color de fondo en función de su valor. Puedes conseguirlo definiendo varias reglas para el color de fondo en el formato condicional de Power BI.
Selecciona la Tarjeta para aplicar formato condicional en Power BI. Desplázate al panel visual Formato, selecciona General > Efectos > Fondo y actívalo. Haz clic en el botón “fx” junto a la opción del selector de color.
En el panel de formato, selecciona el estilo de formato como “Reglas” y crea condiciones y establece colores. (Puedes añadir nuevas reglas haciendo clic en el botón “Añadir regla” de la izquierda).
Por ejemplo, hemos establecido el color en:
- Rojo si el valor es 0 – 250K
- Naranja si el valor es de 250K – 500K
- Verde si el valor es 500K – 1000K
Haz clic en “Aceptar” para aplicar el formato condicional.
Una vez aplicado, la Tarjeta se formateará según las condiciones establecidas. En este ejemplo, el color de fondo de la Tarjeta se ha cambiado a verde, ya que el valor es superior a 500K.
Formato condicional de gráficos de barras de Power BI
El formato condicional de los gráficos de barras de Power BI permite cambiar los colores de las barras, el texto, el borde, las líneas de cuadrícula, etc.
Por ejemplo, tenemos un gráfico de barras que muestra el número de pedidos por nombre de producto. Y queremos aplicar color a las barras en función de sus valores.
Selecciona el gráfico de barras al que deseas añadir formato condicional, ve a Formato visual > Visual > Barras > Colores y haz clic en “fx” junto a la opción del selector de colores.
Establece el estilo de Formato como degradado y selecciona los colores que deseas aplicar. También puedes establecer un color intermedio para el degradado, como se muestra a continuación.
Haz clic en “Aceptar” para aplicar el formato condicional de Power BI al gráfico de barras.
Aplicará colores basados en gradientes a las barras en función del valor, como se muestra a continuación.
Del mismo modo, puedes aplicar el formato condicional de Power BI a todas las demás visualizaciones.
Ejemplo nº 1: Formato condicional de Power BI basado en el valor del campo
El tipo de formato condicional de Power BI más utilizado es el basado en valores de campo. En este caso, debes mantener seleccionado el mismo campo en la opción de formato “¿En qué campo debemos basar esto?”.
Por ejemplo, supongamos que deseas dar formato al color de fondo de los campos en función de sus valores. Mantén el mismo campo seleccionado como base del formato y define las reglas de formato condicional en función de valores o rangos definidos.
A continuación, haz clic en “Aceptar“.
El formato condicional se aplicará a los campos en función de sus valores.
Ejemplo nº 2: Formato condicional de Power BI basado en otro valor
El formato condicional de Power BI también se puede aplicar basándose en otro campo. También puede ser de otros conjuntos de datos disponibles en el informe.
Para aplicar un formato condicional basado en otro valor, selecciona el campo en el formato.
Por ejemplo, deseas cambiar el color de fondo de la columna Pedidos si el Nombre del producto contiene términos específicos. Selecciona el campo en función del cual deseas aplicar el formato condicional, crea las reglas y haz clic en “Aceptar“.
La formación condicional de Power BI basada en otro campo se aplicará como se muestra a continuación.
Ejemplo nº 3: Formato condicional de Power BI basado en texto
Puedes utilizar el formato condicional de Power BI para aplicar cambios visuales basados en valores de texto. Puedes crear reglas basadas en las distintas opciones, como si el valor empieza por o contiene términos específicos.
Supongamos que deseas cambiar dinámicamente los colores de las fuentes en función de los términos que contenga un campo de texto. Selecciona el campo al que deseas dar formato y aplica las reglas, como se muestra a continuación. (Por supuesto, puedes utilizar otras opciones de formato condicional con campos de texto según tus necesidades).
Haz clic en “Aceptar“.
Esto aplicará el formato condicional de Power BI basado en los valores del campo de texto. Puedes ver que los valores de celda que contienen términos específicos como “Aire” y “Zoom” se han formateado con colores distintos.
Ejemplo nº 4: Formato condicional de Power BI basado en medida/fórmula
El formato condicional de Power BI también puede basarse en los valores de medida o en fórmulas. Esto significa que puedes implementar una lógica compleja para el formato condicional.
Por ejemplo, puedes crear una nueva medida en Power BI que calcule el color basándose en los campos existentes. Y luego, puedes utilizar esta medida como base para aplicar formato condicional. (También puedes utilizar directamente códigos de color como RBG o Hex).
Para crear una nueva medida en Power BI, haz clic en los tres puntos del modelo de datos y selecciona “Nueva medida“.
Introduce una fórmula personalizada de Expresiones de análisis de datos (DAX) en el campo y guárdala.
Por ejemplo, la siguiente fórmula asignará diferentes valores de color en función del número de pedidos.
Ahora, crea un nuevo formato condicional para cualquier campo con Estilo de formato como “Valor de campo” y selecciona la métrica personalizada como base para el cálculo.
Haz clic en “Aceptar” para aplicar el formato condicional en Power BI basado en la fórmula.
Formateará el campo basándose en el resultado de la fórmula personalizada que establezcamos para la medida.
Ejemplo nº 5: Formato condicional de Power BI basado en la fecha
El formato condicional de Power BI permite valores de fecha. Pero se procesan como otros campos numéricos. Y, por lo tanto, trabajar con ellos directamente puede ser un reto.
La mejor forma de aplicar el formato condicional de Power BI basado en la fecha es mediante una medida o fórmula. Puedes crear una nueva medida basada en el campo de fecha y utilizarla como valor de campo para implementar el formato condicional en una tabla de fechas de Power BI.
Por ejemplo, tienes una tabla que contiene datos de fechas e ingresos. Y deseas marcar las fechas pasadas con color verde y la fecha de hoy con color amarillo. He aquí cómo conseguirlo.
Crea una nueva medida que compare la fecha con la fecha de hoy y devuelva el color como se muestra a continuación.
Selecciona el campo al que aplicar el formato condicional, selecciona “Valor de campo” como estilo de formato y, a continuación, la medida creada como campo base.
Haz clic en “Aceptar” para aplicar el formato condicional de Power BI.
Puedes ver que se ha aplicado el formato condicional de Power BI al color de fondo del campo en función de los valores de fecha. (El color de fondo ha cambiado a verde para todos los campos, ya que son entradas pasadas, es decir, fechas anteriores a hoy).
Del mismo modo, puedes implementar tu propia lógica utilizando la fórmula DAX para aplicar un formato condicional basado en la fecha en Power BI.
Formato condicional de Power BI: Preguntas frecuentes
¿Cómo copiar el formato condicional de Power BI?
Puedes copiar el formato condicional en Power BI de una tabla o visual a otra utilizando el pintor de formatos.
Puedes copiar el formato condicional en Power BI utilizando la herramienta Copiar formato.
Supongamos que deseas copiar el formato condicional de una tabla a otra. Selecciona la tabla de la que deseas copiar el formato condicional y haz clic en “Copiar formato” en la esquina superior izquierda, como se muestra a continuación.
Ahora, haz clic en la tabla donde quieras pegar el formato. Y se le aplicará el mismo formato condicional.
¿Cómo eliminar el formato condicional en Power BI?
Para eliminar el formato condicional de un campo en Power BI, haz clic en el icono desplegable y selecciona “Eliminar formato condicional.”
Haz clic en los tipos de formato condicional que desees eliminar.
¿Por qué no funciona el formato condicional de Power BI?
Hay varias razones posibles por las que el formato condicional de Power BI puede no funcionar. Estas son algunas de las más comunes:
- Los datos contienen valores NaN. El formato de gradiente con valores mínimos/máximos automáticos no es compatible con datos no numéricos.
- Estás utilizando un tipo de datos incorrecto para el formato. Vuelve a comprobar el tipo de datos que estás utilizando con tu objetivo.
- Has definido reglas de formato condicional incorrectas en Power BI. Busca errores en el panel de formato.
- La opción “Desalentar la medición implícita” está activada en tu cuenta de Power BI. Puedes encontrarla en “Opciones“. Cámbiala a false si está configurada como true.
¿Es posible formatear condicionalmente una fila entera en Power BI?
No, no es posible formatear condicionalmente una fila entera en Power BI.
Bonificación: Consejos sobre el formato condicional de Power BI
El formato condicional en Power BI es una gran manera de hacer que tus informes sean visualmente atractivos y fáciles de leer. Estos son algunos consejos útiles para trabajar con el formato condicional de Power BI:
- Destaca puntos de datos importantes, nuevas tendencias y patrones interesantes en los datos.
- Elige colores de alto contraste para que tus informes sean más accesibles a todo el mundo, incluidos los usuarios con discapacidad.
- En el caso del formato condicional multirregla, coloca primero las reglas con mayor prioridad, y así sucesivamente.
- Utiliza expresiones DAX personalizadas para crear lógica para el formato condicional de nivel avanzado en Power BI.
Por último, lo más importante es asegurarse de que los datos estén actualizados cuando se trabaja con formato condicional en Power BI. Para ello, puedes obtener ayuda de herramientas de automatización de datos como Coupler.io para mantener tus informes actualizados con los datos más recientes mediante actualizaciones automáticas. ¡Regístrate gratis ahora!¿Tienes curiosidad por saber más sobre cómo trabajar con Power BI? Echa un vistazo a nuestro tutorial de Power BI y a los artículos sobre Power BI calculate, Power BI LOOKUPVALUE y RANKX Power B.
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