Trasladar datos de Xero a Google Sheets permite realizar mejores análisis, combinar datos de varias fuentes, colaborar con miembros del equipo y automatizar informes financieros. Exploremos los métodos exclusivos que puedes utilizar para conectar ambas aplicaciones.
Métodos para conectar Xero a Google Sheets
Coupler.io
Se trata de una plataforma de automatización de informes y análisis sin código que permite a los usuarios crear fácilmente informes a partir de tus datos empresariales. Con Coupler.io, puede extraer registros de más de 60 fuentes de datos, incluido Xero, transformar datos y cargarlos en hojas de cálculo (Google Sheets y Microsoft Excel), herramientas de BI (Looker Studio, Power BI, etc.) y almacenes de datos (BigQuery, PostgreSQL, etc.). La herramienta también ofrece una función de actualización automática de datos que permite automatizar los datos de Xero a Google Sheets según un calendario.
Script personalizado con Xero API
Si tienes conocimientos técnicos, puedes configurar tu propia integración de Xero con Google Sheets mediante programación. Para ello, tendrás que acceder a la API de Xero para tu cuenta y crear el script en Google Apps Script o utilizando otro lenguaje de programación. Este enfoque también te permite personalizar las importaciones y configurar un flujo de trabajo de automatización para enviar datos sin más esfuerzo.
Exportación manual
Xero tiene una función de exportación nativa que te permite descargar tus datos contables. Todo lo que necesitas hacer es navegar hasta el tipo específico de datos que necesitas y exportar los datos como un archivo CSV. A continuación, volverás a Google Sheets, crearás una hoja de cálculo e importarás el archivo. Al mismo tiempo, los usuarios pueden exportar Informes de Xero directamente a Google Sheets sin necesidad de descargar archivos CSV.
¿Cómo se conecta Xero a Google Sheets con Coupler.io?
Hay dos tipos de aplicaciones fuente de Xero para elegir: Xero y Xero Reports.
Para conectar Xero a Google Sheets, haga clic en Continuar en el formulario preconfigurado que aparece a continuación. Se te pedirá que cree una nueva cuenta de Coupler.io de forma gratuita (no se requiere tarjeta de crédito).
Paso 1. Recopilar datos de Xero
Añada tu cuenta Xero, elija el arrendatario Xero y la entidad de datos que desea exportar.
Paso 2. Previsualizar y transformar los datos
El siguiente paso es verificar tus datos y hacer los cambios que quieras. Puede hacerlo:
- Ocultar y editar columnas
- Filtra y ordena tus datos
- Añadir nuevas columnas mediante fórmulas
Coupler.io también permite fusionar datos de diferentes cuentas de Xero o incluso combinarlos con información de otras fuentes.
Paso 3. Cargar y programar la actualización de datos
Sigue las instrucciones de la aplicación para vincular tu cuenta de Google Sheets y autorizar el acceso. A continuación, tendrás que seleccionar una hoja de cálculo y una hoja de cálculo en la que importar los datos.
Una vez que haga clic en Configurar un calendario, podrá activar la actualización automática de datos y programar las importaciones a tu destino. Puedes elegir un intervalo, días de la semana y zona horaria para las actualizaciones. Puede ser cada 15 o 30 minutos, cada hora, cada día o cada mes.
Cuando estés listo, haz clic en Guardar y ejecutar para enviar los datos de contabilidad de Xero a Google Sheets. Si la importación se ha realizado correctamente, podrás encontrar los datos en la hoja de cálculo.
¿Qué se puede exportar desde la aplicación fuente de Xero?
Las categorías de datos que puede obtener de Xero utilizando Coupler.io incluyen:
| Entidad de datos | Descripción |
|---|---|
| Cuentas | Transacciones relacionadas, por ejemplo, facturas y pagos |
| Transacciones bancarias | Operaciones bancarias como créditos, débitos y transferencias |
| Transferencias bancarias | Todas las transferencias de tu(s) banco(s) |
| Temas de marca | La apariencia personalizada de tus documentos o correos electrónicos |
| Grupos de contacto | Los contactos agrupados de clientes y proveedores |
| Contactos | Clientes, proveedores y otros contactos comerciales junto con tus datos |
| Notas de crédito | Documentos expedidos a los clientes para reducir las cantidades que deben |
| Divisas | Las divisas que utiliza para las transacciones |
| Empleados | Toda la información sobre los empleados |
| Reclamaciones de gastos | Gastos efectuados por los empleados y detalles de cada reclamación |
| Facturas | Facturas Xero emitidas a clientes |
| Artículos | Lista de productos y servicios |
| Revistas | Resumen de todos los asientos contables |
| Transacciones vinculadas | Transacciones relacionadas, por ejemplo, facturas y pagos |
| Diarios manuales | Asientos creados manualmente |
| Organización | Datos de tu empresa |
| Pagos | Pagos efectuados o recibidos |
| Pagos anticipados | Pagos anticipados |
| Órdenes de compra | Pedidos de bienes y servicios |
| Recibos | Dinero recibido de los clientes |
| Repetición de facturas | Facturas que se envían periódicamente al cliente en función de un calendario |
| Tipos impositivos | Diferentes tipos impositivos aplicados a las transacciones |
| Categorías de seguimiento | Las categorías utilizadas para el seguimiento de los resultados financieros |
| Usuarios | Todos los usuarios que tienen acceso a tu cuenta Xero y tus funciones o permisos |
¿Se pueden exportar automáticamente los informes de Xero a Google Sheets con Coupler.io?
Los Informes de Xero son plantillas de informes preexistentes que contienen datos agregados de Xero. Ayudan a proporcionar información valiosa sobre tu contabilidad directamente dentro de la plataforma.
Para exportar informes de Xero a Google Sheets con Coupler.io, debe seleccionar Informes de Xero como fuente de datos. Lo hemos preseleccionado en el siguiente formulario, por lo que solo tiene que hacer clic en Continuar:
A continuación, configure la conexión de forma similar a la descrita anteriormente. La única diferencia es que debe elegir el tipo de informe entre los siguientes:
| Tipo de informe | Descripción |
|---|---|
| Acreedores vencidos por contacto | Facturas impagadas por proveedor y desde cuándo se deben |
| Créditos vencidos por contacto | Facturas pendientes de clientes y cuánto tiempo lleva vencida cada factura |
| Balance | La situación financiera de tu organización, lo que posee y lo que debe en un momento determinado. |
| Extracto bancario | Cotejo de las transacciones de tus cuentas bancarias con las transacciones en Xero |
| Resumen bancario | Saldos y actividades bancarias durante un periodo de tiempo seleccionado |
| Resumen presupuestario | Presupuestos creados en tu cuenta Xero |
| Resumen ejecutivo | Una visión general de los ingresos, gastos, saldo, beneficios, flujo de caja, etc. |
| Pérdidas y ganancias | Todos los ingresos, gastos y beneficios |
| Balance de sumas y saldos | Saldos contables para comparar el total de débitos con el total de créditos |
Exportación manual de Xero a Google Sheets
Los usuarios pueden descargar manualmente los datos de Xero y los informes de Xero por separado. Utilice los siguientes tutoriales:
¿Cómo se exportan los datos de Xero?
- Navegue hasta la categoría que prefiera en tu panel de control, por ejemplo, Facturas.
Si no puede ver el botón de exportación, simplemente haga clic en Ver todo para abrir la página completa.
- Ahora, podrás encontrar el botón de exportación.
Una vez que hagas clic en él, tus datos de Xero se descargarán en tu dispositivo como un archivo CSV.
Cómo cargar datos en Google Sheets
- Cree o abra una hoja de cálculo. Vaya a Archivo en el menú y seleccione Importar.
En el cuadro emergente, irás a Cargar y elegirás el archivo CSV de tu ordenador.
Cómo exportar informes de Xero
- Vaya a Contabilidad > Informes.
- Seleccione el informe exacto que desea exportar, por ejemplo, Pérdidas y Ganancias.
Explore P&L dashboard examples and free templates by Coupler.io.
- Elija el intervalo de fechas y ajuste las columnas con el botón Más.
Cuando hayas terminado, haz clic en Actualizar para guardar.
- En la parte inferior derecha, encontrarás el botón Exportar.
Las opciones de exportación disponibles son PDF, Excel y Google Sheets. Si eliges cualquiera de las opciones de archivo, los datos se descargarán en tu dispositivo. En el caso de Google Sheets, deberás iniciar sesión con tu cuenta de Google y permitir el acceso.
Tras la autorización, podrás ver tu informe de Xero en Google Sheets.
¿Qué se necesita para realizar una integración personalizada con la API de Xero?
Si tienes conocimientos técnicos sólidos, puedes conectar Xero a Google Sheets mediante la API. Aquí hay cosas que poner en tu lugar:
Prepare tu API
- Para acceder a la API de Xero, vaya a developer.xero.com e inicie sesión con tus datos de Xero. Verá la página anterior. Haga clic en Nueva aplicación para empezar.
- Vaya a Explorador en el menú y haga clic en Conectar tu organización Xero.
En la página siguiente, se te pedirá que permitas el acceso.
- Selecciona la API, el punto final y la operación para generar tu enlace.
La API de Contabilidad de Xero tiene puntos finales para todos los datos de Xero, y también hay uno para Informes. Si seleccionas una entidad de datos, elegirás la operación a realizar; por ejemplo, Obtener transacciones bancarias. Si seleccionas Reports, puedes elegir el tipo de informe en Operation; por ejemplo, Obtener informe de balance. Una vez generada la URL del punto final, puedes copiarla.
Obtener los tokens de acceso y actualización para la autorización
- Ve a My Apps > Configuration para ver la información de tu conexión.
Muestra la URL de redirección, el identificador de cliente y el secreto de cliente 1.
- A continuación, te dirigirás al servidor de autorización de Xero mediante una URL como la siguiente
https://login.xero.com/identity/connect/authorize?response_type=code&client_id=YOURCLIENTID&redirect_uri=YOURREDIRECTURI&scope=openid profile email accounting.transactions&state=123
id de cliente, redirect uri, scope y state (opcional). Una vez hecho esto, Xero volverá a redirigir y añadirá un código temporal a la uri de redirección.
- A continuación, realizarás una solicitud POST al punto final de token de Xero:
POST https://identity.xero.com/connect/token
La cabecera:
authorization: "Basic " + base64encode(client_id + ":" + client_secret) Content-Type: application/x-www-form-urlencoded
Cuerpo de la solicitud:
grant_type=authorization_code &code=xxxxxx &redirect_uri=https://myapp.com/redirect
Sustituye los valores de client id, client secret, and code.
Recibirás una respuesta con tu token de acceso, la hora de caducidad y el token de actualización. El token de acceso debe figurar en la cabecera de autorización al realizar la llamada a la API. Un token de acceso caduca a los 30 minutos, pero puedes utilizar un token de actualización para obtener uno nuevo. Para obtener una explicación más detallada, consulta el Flujo de códigos de autorización de Xero.
Script de Google Apps
Esta plataforma de scripting soporta principalmente código JavaScript. Hay dos maneras de hacerlo:
- Autenticación y obtención de datos
En Apps Script, puedes escribir un script de autenticación para obtener el token de acceso. Tendrás que proporcionar la información necesaria, como el id de cliente, el secreto de cliente y la uri de redirección. A continuación, utilizarás otra secuencia de comandos con el token de acceso y el punto final de la API para obtener los datos.
- Obtener sólo datos
También puedes utilizar una plataforma API como Postman para obtener el token de acceso. Crearás una solicitud, irás a la pestaña Authorization, seleccionarás OAuth2.0 y añadirás los detalles necesarios para autenticar tu aplicación Xero. Una vez obtenido el token de acceso, puedes ir a Google Apps Script y utilizar un script para iniciar la importación de Xero a Google Sheets.
Asegúrese de estar preparado para gestionar los errores que puedan producirse durante todo el proceso.
Automatizar los informes financieros de Xero con las plantillas de cuadros de mando de Coupler.io
Google Sheets es una gran solución para informes de nivel medio. Si quieres hacer más con tus datos en términos de visualización e inteligencia, considera crear tu informe personalizado en una herramienta de BI. Ofrecen más escalabilidad para grandes conjuntos de datos, visualizaciones interactivas y plantillas de cuadros de mando profesionales. Esto último puede ahorrarte tiempo en comparación con la visualización de tus datos desde cero.
Veamos algunas plantillas de cuadros de mando contables para Looker Studio.
Cuadro de cuentas por cobrar
Este cuadro de mandos ofrece una visión global de la facturación de las cuentas por cobrar basada en los datos de Xero. Puedes consultar todas las facturas, distinguiendo entre pagadas, impagadas y vencidas, y obtener otros datos sobre los saldos pendientes de los clientes.
Sigue las instrucciones de la pestaña Readme para hacer una copia de la plantilla en Looker Studio y conectarla a tu cuenta Xero. Gracias al conector integrado de Coupler.io, el panel de control se actualizará automáticamente.
Cuadro de cuentas por pagar
Este panel te permite hacer un seguimiento de cuánto tienes que pagar a tus vendedores o proveedores. Ofrece detalles sobre las facturas impagadas que están vencidas, los importes vencidos acumulados, las facturas que has pagado hasta ahora y cada proveedor con el que tienes que saldar cuentas.
Al igual que con la plantilla del panel de control de AR, sigue las instrucciones para copiar la plantilla y conectar tu cuenta de Xero. Coupler.io cargará los datos de Xero en Looker Studio y los actualizará automáticamente según la programación especificada.
Estas plantillas de cuadros de mando se actualizan automáticamente, es decir, utilizarás el conector de Coupler.io para recopilar datos y añadir un calendario personalizado para rellenar el informe con datos casi en tiempo real. Esto te permite analizar más rápidamente, hacer previsiones y supervisar con frecuencia la salud financiera.
Tanto si eres contable como si tienes una pequeña empresa, puedes utilizar Coupler.io para automatizar las transferencias de datos a un destino o a un informe. Permite a cualquiera extraer datos de Xero y de cualquier otro software de contabilidad, como QuickBooks. También puedes combinar datos, transformarlos y analizarlos en tu hoja de cálculo o herramienta de BI preferida. Por no hablar de la compatibilidad con almacenes de datos, por lo que puedes conectar Xero a BigQuery. Además, el conector de Google Sheets está disponible como aplicación web o como complemento. Elige la opción que más te guste para conectar los datos de contabilidad de tu empresa a Google Sheets.
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